Laporan Prakerin SMK Plus YSB Suryalaya di Dinas DUKCAPIL

LAPORAN KEGIATAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI

TAHUN PELAJARAN 2012/2013

TATA KELOLA ADMINISTRASI PERSURATAN DAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI  KEUANGAN

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

Jl. Mayor Utarya No. 1 Telp./fax (0265) 2353587 Kota Tasikmalaya

Logo  

Oleh :

Yanti Hayati

1112.10.535

XI Akuntasi B

SMK PLUS YAYASAN SERBA BAKTI PP. SURYALAYA

Desa Tanjungkerta Kec. Pageurageung

Tlp. (0265)457158-457162Fax. (0265)2461076

E-mail :smkplusysb@yahoo.co.idwww.smkysbsuryalaya.sch.id

KABUPATEN TASIKMALAYA-46158

LEMBAR PENGESAHAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

SMK PLUS YSB SURYALAYA

Disetujui,
Pembimbing I SMK Plus YSB Suryalaya Dewi Sa’adah, SE NIP. ……………………..	Pembimbing II Dinas Dukcapil Kab. Tasikmalaya Lina Harlina, S.IP NIP. 19641207 198903 1 006
Mengetahui,
Kepala Sekolah SMK Plus YSB Suryalaya Drs. Denny H. Gandasapoetra, MM NIP. 19590908 198703 1 009	Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Tasikmalaya Drs. Cepi Syaprudin Rusydi NIP. 19570601 1986O3 1 012

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan begitu banyak kenikmatan dan kebahagiaan kepada hamba-Nya yang atas karunia-Nya pula penyusun dapat menyelesaikan Laporan kegiatan praktek kerja industri yang dilaksanakan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tasikmalaya dapat terselesaikan dengan baik.

            Laporan ini disusun untuk memenuhitugas akhir praktek kerja industri di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tasikmalaya dengan program keahlian Akuntansi SMK YSB Suryalaya.

            Penyusun menyadari dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna, hal itu tidak lain karena keterbatasan yang penyusun miliki. Oleh Karena itu, dalam penyusunan laporan ini kami mendapat bantuan dari berbagai pihak.

Maka pada kesempatan ini kami mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1.      Tuhan Yang Maha Esa.

2.      Yth. Almarhum K.H Shohibul Wafa Tadjul Arifin, selaku sesepuh Pondok Pesantren Suryalaya.

3.      Yth. Drs. Denny H. Gandasapoetra, MM, Selaku kepala sekolah SMK YSB PP. Suryalaya.

4.      Yth. Drs. Cepi Syaprudin Rusydi, Selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya.

5.      Yth. Dra. Ani Risamurti, M.Si, selaku Sekretaris kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya.

6.      Yth. Dewi Sa’adah, SE selaku pembimbing dari Sekolah

7.      Yth. Lina Harlina, S.IP selaku Pembimbing dari Instansi

8.      Yth. Bapak dan Ibu guru dan seluruh staf pengajar SMK Plus YSB Suryalaya, yang telah memberikan materi serta bimbingan selama kegiatan sekolah.

9.      Yth. Karyawan/ti, yang telah memberikan materi serta bimbingan selama kegiatan Prakerin.

10.  Yth. Kedua Orangtua yang telah memberikan dukungan baik moral maupun materil.

11.  Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Laporan ini.

            Akhir kata “Tidak ada gading yang tak retak” tidak ada karya manusia yang sempuran selain dari karya-Nya.Demikian pula dengan laporan ini masih jauh dari apa yang kita harapkan bersama. Oleh karena itu segala kritik dan saran demi kebaikan bersama sangat kami harapkan.Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak, khususnya bagi adik-adik kelas kami yang akan melaksanakan kegiatan Prakerin selanjutnya.

Tasikmalaya,   MEI 2013

                                                                                                Penyusun

  

DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN................................................................................
KATAPENGANTAR..........................................................................................			i
DAFTAR ISI........................................................................................................			iii
DAFTAR GAMBAR...........................................................................................			v
DAFTAR TABEL...............................................................................................
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................			1
	1.1	Latar Belakang....................................................................................	1
	1.2	Maksud dan Tujuan Prakerin..............................................................	1
	1.3	Lokasi dan Waktu Pelaksanaan..........................................................	2
	1.4	Metode dan Teknik Penulisan Laporan..............................................	2
	1.5	Batasan Masalah.................................................................................	3
	1.6	Sistematika Penulisan Laporan...........................................................	3
BAB II LANDASAN TEORI.............................................................................			5
	2.1	Persamaan Dasar Akuntansi...............................................................	5
	2.2	Laporan Keuangan Perusahaan Dagang.............................................	10
	2.3	Sekretaria (Tata Usaha) ......................................................................	16
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN.............................................			18
	3.1	Sejarah Perusahaan.............................................................................	18
		3.1.1        Visi dan Misi.........................................................................	21
		3.1.2        Fasilitas Perusahaan..............................................................	22
	3.2	Struktur Organisasi Perusahaan..........................................................	23
BAB IV PEMBAHASAN                                                                                     28
	4.1	Tata Kelola Administrasi Persuratan dan Pengelolaan Administrasi Keuangan……………………………………………………………	28
	4.2	Pelaksanaan Kegiatan di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya……………………………	31
	4.3	KeselamatanKerja…………………………………………………...	36
	4.4	Permasalahan danPemecahan……………………………………...	37
BAB V PENUTUP
	5.1	Kesimpulan…………………………………………………………...		39
	5.2	Saran.....................................................................................................		39
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
	1.	Daftar Riwayat Hidup
	2.	Motto
	3.	Jurnal Prakerin
	4.	Absensi Prakerin
	5.	Foto kegiatan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Praktek kerja industri (Prakerin) merupakan kegiatan pendidikan, pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha atau dunia industri atau instansi pemerintah yang relevan dengan kompetensi siswa sesuai dengan bidangnya.

SMK Yayasan Serba Bakti Suryalaya merupakan lembaga pendidikan yang mempunyai program Prakerin setiap tahunnya, dengan tujuan agar siswa dapat mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan disekolah dalam dunia kerja, membentuk pola pikir yang konstruktif bagi siswa-siswi prakerin, serta membentuk etos kerja yang baik bagi siswa-siswi peserta prakerin.

Dalam mencapai tujuan tersebut, sekolah SMK Yayasan Serba BaktiSuryalaya menunjuk instansi pemerintahan yaitu Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil yang bertempat di Kabupaten Tasikmalaya sebagai mitra kerja atau lembaga pasangan SMK YSB Suryalaya pada tahun 2013. Oleh karena itu kami siswa-siswi yang melaksanakan prakerin di Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil akan membuat laporan hasil kegiatan selama 10 minggu.

1.2    Maksud dan Tujuan Prakerin

Maksud di laksankan Prakerin adalah mengetahui dan memperoleh informasi, sekaligus untuk mengembangkan teori-teori yang di dapatkan di Sekolah.

Adapun tujuan pelaksanaan Prakerin dapat ditinjau dari 2 tujuan, yaitu :

1.    Tujuan Umum

a.    Mendidik siswa agar lebih terampil serta memperoleh pengalaman dan wawasan yang luas di luar sekolah.

b.    Meningkatkan proses belajar dan pelatihan sebagai tenaga kerja yang professional dalam bidangnya.

c.    Melatih mental dan kemampuan.

2.    Tujuan Khusus

a.    Menghasilkan anak didik yang mempunyai keahlian dan kecakapan dalam bekerja sebagai akuntan di bidang akuntansi dalam membangun masa depan.

b.    Dapat menanamkan rasa tanggung jawab dan disiplin dalam bekerja.

c.    Memperoleh pengalaman kerja, wawasan dan pengetahuan dalam dunia usaha.

d.   Merupakan salah satu syarat dalam mengikuti Ujian Nasional.

1.3    Lokasi dan Waktu Pelaksanaan

Adapun lokasi dan waktu pelaksanaan Prakerin yang dimulai kurang lebih 10 minggu  di Dinas Kependudukan dan Pencatatn Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tasikmalaya. Adapun pelaksanaan kerjanya setiap hari Senin sampai Jum’at dimulai pukul 07.45 W.I.B sampai dengan pukul 15.30 W.I.B.

1.4    Metode dan Teknik Penulisan Laporan

Adapun metode yang digunakan dalam penulisan laporan adalah sebagai berikut :

1.    Metode Historis adalah suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data-data dengan buku-buku, brosur-brosur yang ada hubungannya dengan metode yang di sajikan dalam laporan ini.

2.    Metode Deskriptif adalah suatu metode yang ada hubungannya dengan masalah informasi atau data-data yang di perlukan serta ada hubungannya dengan masalah yang sedang berlangsung.

Dalam penyusunan Laporan ini dari hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini, penyusun juga menggunakan beberapa teknik penyumpulan data yang penyusun anggap sesuai dengan masalah yang akan di bahas. Adapun teknik penulisan Laporan tersebut adalah sebagai berikut :

1.    Observasi yaitu penulisan mengadakan penilitian langsung di tempat yang di jadikan Praktek yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

2.    Interview yaitu mengadakan wawancara dengan karyawan-karyawan untuk mendapatkan data yang di perlukan.

3.    On the spot yaitu penulisan langsung praktek pada objeknya dengan membagi tugas.

1.5    Batasan Masalah

Dalam laporan ini penulis mencoba menganalisis beberapa bahasan diantaranya:

1.      Apa saja yang berhubungan dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ?

2.      Bagaimana kegiatan di sub bagian umum dan kepegawaian ?

3.      Bagaimana kegiatan di sub bagian keuangan ?

1.6    Sistematika Penulisan Laporan

DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
KATAPENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
BAB I PENDAHULUAN
	1.1	Latar Belakang
	1.2	Maksud dan Tujuan Prakerin
	1.3	Lokasi dan Waktu Pelaksanaan
	1.4	Metode dan Teknik Penulisan Laporan
	1.5	Batasan Masalah
	1.6	Sistematika Penulisan Laporan
BAB II LANDASAN TEORI
	2.1	Persamaan Dasar Akuntansi
	2.2	Laporan Keuangan Perusahaan Dagang
	2.3	Sekretaria (Tata Usaha)
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
	3.1	Sejarah Perusahaan
		3.1.3        Visi dan Misi
		3.1.4        Fasilitas Perusahaan
	3.2	Struktur Organisasi Perusahaan
BAB IV PEMBAHASAN
	4.1	Tata Kelola Administrasi Persuratan dan Pengelolaan Administrasi Keuangan
	4.2	Pelaksanaan Kegiatan di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya
	4.3	Keselamatan Kerja
	4.4	Permasalahan dan Pemecahan
BAB V PENUTUP
	5.1	Kesimpulan
	5.2	Saran
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
	1.	Daftar Riwayat Hidup
	2.	Motto
	3.	Jurnal Prakerin
	4.	Absensi Prakerin
	5.	Foto kegiatan

BAB II

LANDASAN TEORI

Secara rinci dalam bab ilmu pengetahuan yang diterima di sekolah ada perbedaan pekerjaan di kantor. Di sekolah peserta praktek yang harus di pamahi adalah bidang keahlian Bisnis dan Manajemen hanya dalam jurusan Akuntansi saja, Misalnya, Kompetensi peserta prakerin.

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) YSB Suryalaya Tasikmalaya kelompok bisnis manajeman Akuntansi memberikan keahlian dan keterampilan kepada  para siswa untuk dapat berprestasi sekaligus dapat digunakan di dalam dunia usaha dan dunia industri. Selain itu juga dapat menjadikan manusia yang cerdas dan terampil menjalankan usaha dan siap pakai di perusahaan.Kompetensi ini juga tidak terlepas dari kemampuan masing-masing siswa, sebab salah satu kunci keberhasilan pelaksanaan program prakerin adalah faktor intern masing-masing siswa, seperti kemampuan berkomunikasi siswa, keterampilan siswa, kedisiplinan dan lain-lain.

Dalam melaksanakanPrakerin penyusun dintuntut untuk dapat melaksanakan sub kompetensi diantaranya :

2.1    Persamaan Dasar Akuntansi

A.  Pengertian Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan atau pengikhtisaran dan penyajian atau penyusunan Laporan keuangan berdasarkan transaksi-transaksi pada periode tertentu.

Di pandang dari sudut fungsi atau kegunaannya Akuntansi adalah aktivitas jasa yang menyediakan informasi penting untuk jalannya perusahaan, sehingga memungkinkan pemimpin perusahaan atau pihak-pihak di luar perusahaan membuat pertimbangan-pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat.

Dipandang dari sudut kegiatannya Akuntansi adalah suatu proses yang meliputi identifikasi atau penentuan, pengukuran, dan penyampaian informasi ekonomis.

Melaksanakan prosedur administrasi transaksi keuangan sampai dengan menyusun laporan keuangan.Transaksi adalah kegiatan interalasi yang terjadi atau perusahaan dengan pihak umum (hubungan jual beli, penerimaan dan pembayaran).

B.  Memahami Persamaan Dasar Akuntansi

Persamaan Dasar Akuntansi adalah suatu posisi dimana terjadinya suatu perubahan jual beli yang dialami suatu pos atau perkiraan atau akun, membawa akibat perubahannya jumlah pos lainnya dengan jumlah yang sama besarnya.

Persamaan dasar Akuntansi mempunyai 3 unsur, yaitu:

1.    Harta adalah semua milik perusahaan baik yang berwujud maupun tidak berwujud. (kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan).

Yang termasuk dalam kelompok Harta adalah:

·      Kas

·      Piutang Usaha

·      Perlengkapan

·      Peralatan

·      Tanah

·      Gedung, dan lain-lain.

2.    Utang adalah kewajiban untuk membayar kepada pihak lain (kreditur).

Yang termasuk ke dalam kelompok Utang adalah :

a.    Utang usaha

b.    Utang bank

3.    Modal adalah hal milik dari suatu perusahaan

Yang mempengaruhi terhadap modal perusahaan adalah :

a.    Adanya tambahan modal atau setoran modal tunai

b.    Adanya pendapatan atau penghasilan usaha

c.    Adanya pembayaran beban

d.   Adanya komisi diluar kegiatan usaha

e.    Adanya pengambilan tunai untuk kepentingan pribadi (prive).

C.  Mengelola Bukti Transaksi

Bukti Transaksi adalah dokumen tertulis yang mencatat atas terjadinya transaksi keuangan perusahaan pada periode tertentu.Bukti transaksi ada ynag bersifat Intern dan Ekstern.

Contoh bukti transaksi :

1.    Bukti kas masuk

2.    Bukti kas keluar

3.    Faktur

4.    Memo

5.    Nota, terdiri dari Nota Debet dan Nota Kredit

6.    Kwitansi

7.    Cek.

D.  Mengelola Buku Jurnal Umum

Jurnal Umum adalah buku lembar kerja Akuntansi yang berbentuk kolom untuk mencatat dokumen transaksi pada sebelah Debet dan sebalah Kredit.

Kolom jurnal umum terdiri dari :

1.    Tanggal

2.    Keterangan

3.    Referensi

4.    Debet

5.    Kredit.

E.   Mengelola Buku Besar

Buku Besar dalah lembar kerja Akuntansi yang berbentuk kolom yang digunakan untuk memindahkan catatan buku secara rinci atau memindahkan akun-akun buku jurnal untuk mengetahui saldo-saldonya.

Buku besar berbentuk kolom yang terdiri dari beberapa kolom, yaitu;

1.    Tanggal

2.    Keterngan

3.    Referensi

4.    DebeT

5.    Kredit

6.    Saldo Debet dan Kredit.

F.   Mengelola Neraca Saldo

Neraca Saldo adalah neraca yang digunakan untuk mencatat jumlah saldo akhir masing-masing akun dari buku besar.

Kolom neraca saldo terdiri dari :

1.    Nomor akun

2.    Nama akun

3.    Debet

4.    Kredit.

G.  Mengelola Jurnal Penyesuaian

Jurnal Penyesuaian adalah jurnal yang dibuat berdasarkan ayat-ayat penyesuaian dengan disesuaikan pada neraca saldo.Jurnal penyesuaian bertujuan untuk menyesuaikan akun-akun neraca saldo yang belum sesuai menjadi neraca saldo disesuaikan.

Berikut ini akun-akun yang biasanya mengalami penyesuaian :

1.    Perlengkapan yang terpakai (perlengkapan)

2.    Piutang yang tidak tertagih (cadangan kerugian piutang)

3.    Pendapatan yang masih diterima (piutang usaha)

4.    Biaya-biaya yang belum dibayar (utang)

5.    Taksiran penyesuaian aktiva tetap (biaya penyusutan).

Kolom jurnal penyesuaian terdiri dari :

·      Tanggal

·      Keterangan

·      Referensi

·      Debet

·      Kredit.

H.  Mengelola Neraca Lajur

Neraca Lajur adalah kertas kerja akuntansi yang berbentuk kolom-kolom yang digunakan untuk mengolah data akuntansi neraca saldo akhir dan jurnal penyesuaian sehingga diperoleh neraca saldo disesuaikan.

Neraca lajur terdiri kolom-kolom sebagai berikut :

1.    Nomor akun

2.    Neraca saldo (Debet, kredit)

3.    Jurnal penyesuaian (Debet, kredit)

4.    Neraca saldo disesuaikan (Debet, kredit)

5.    Laba rugi (debet, kredit)

6.    Neraca (debet, kredit)

2.2    Laporan keuangan perusahaan dagang

A.  Pengertian Perusahaan Dagang

Laporan keuangan adalah hasil akhir dari proses siklus akuntansi selama satu periode akuntansi tertentu. Laporan Keuangan disusun berdasarkan Neraca Lajur,dengan berpedoman kepada laba rugi dan neraca,yaitu :

1.    Laporan Laba Rugi adalah Laporan Keuangan perusahaan yang menyajikan jumlah seluruh pendapatan yang diterima dan jumlah seluruh biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam satu periode tertentu.

2.    Laporan Perubahaan Modal

Laporan perubahan modal mempunyai beberapa komponen,yaitu:

a.    Modal Awal

b.    Saldo laba rugi tahun berjalan

c.    Prive

3.    Laporan neraca merupakan laporan keuangan yang menyajikan harta, utang dan modal perusahaan pada satu periode akuntansi tertentu.

Bagan Penyusun Laporan Neraca :

a.    Bentuk Skontro

b.    Bentuk Staffel

4.    Jurnal penutup adalah jurnal yang dibuat untuk menutup sementara akun-akun nominal sehingga bersaldonol atau kosong.Jurnal penutup disusun setelah kita menyusun laporan keuangan.

Berikut ini akun-akun nominal yang harus ditutup :

a.    Biaya-biaya

b.    Pendapatan

c.    Prive

d.   Saldo laba rugi

Perusahaan dagang adalah perusahaan yang kegiatan usahanya terfokus pada kegiatan pembelian barang-barang dagangan, kemudian dijual kembali dengan tujuan untukmendapatkan keuntungan tanpa  merubah bentuk, kemasan dan fungsi barang tersebut :

Perusahaan dagang perlu melakukan hal-hal sebagai berikut :

1.    Melakukan pembelian

2.    Menghitung jumlah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan barang dagangan antara lain :

a.    Biaya angkut pembelian barang

b.    Biaya tenaga kuli

3.    Menghitung harga pokok pembelian dan harga pokok penjualan barang dagangan.

a.    Harga pokok pembelian adalah seluruh biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang dagangan.

Unsur harga pokok pembelian, antara lain:

1)   Biaya pembelian

2)   Biaya angkut pembelian

3)   Biaya lain-lain terkait dengan pembelian

4)   Retur pembelian

5)   Potongan pembelian

b.    Harga pokok penjualan adalah harga pokok pembelian ditambah dengan laba yang diinginkan

Berikut ini unsur-unsur harga pokok penjualan :

1)   Persediaan barang dagang awal

2)   Harga pokok pembelian

3)   Persediaan barang dagang akhir

4)   Mengitung laba yang diinginkan Menyusun laporan keuangan perusahaan.

B.  Transaksi Perusahaan Dagang

            Transaksi perusahaan dagang merupakan peristiwa atau kejadian yang berlangsung dan berhubungan dengan keuangan perusahaan.

Berikut ini transaksi-transaksi yang biasa terjadi pada perusahaandagang :

1.         Pembelian barang dagangan tunai/kredit

2.         Retur pembelian barang

3.         Potongan pembelian barang

4.         Biaya angkut pembelian

5.         Penjualan barang dagangan tunai/kredit

6.         Retur penjualan barang

7.          Potongan penjualan barang

8.          Penerimaan pelunasan piutang

9.         Pembayaran utang

10.     Penerimaan pinjaman

11.     Penambahan modal

12.     Pembayaran biaya-biaya perusahaan.

C.  Mengelola Jurnal khusus

Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi sejenis saja. Jurnal Khusus yang digunakan dalam perusahaan dagang adalah sebagai berikut :

1.    Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan adalahjurnal khusus yang digunakan unuk mencatat transaksi-transaksi penjualan barang dagang secara kredit saja.

2.    Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal Penerimaan Kas digunakan untuk  mencatat transaksi-transaksi perusahaan yang menyebabakan kas bertambah.

Contoh transaksi tersebut adalah :

a)    Penerimaan Piutang

b)   Pencarian Pinjaman

c)    Penjualan Tun Retur Pembelian Tunai

d)   Setoran Modal

e)    Hibah atau Hadiah

3.    Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian barang dagangan dan aktiva lain secara kredit.

4.    Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi perusahaan yang mengakibatkan kas berkurang.

Contoh transaksi tersebut adalah :

a)    Pembayaran Utang

b)   Pembebanan Biaya

c)    Prive

d)   Pembelian Tunai

e)    Retur Penjualan Tunai

5.    Jurnal Umum

Jurnal umum adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi perusahaan yang tidak dapat dicapai pada jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.

Contoh transaksi tersebut adalah :

a)    Retur Penjualan Kredit

b)   Retur Pembelian Kredit

c)    Pembebanan biaya kerugian piutang

d)   Pembebanan biaya penyusutan aktiva tetap

D.  Mengelola Buku Besar Pada Perusahaan Dagang

Buku besar dibagi menjadi 2 bagian, yaitu :

1.    Buku Besar pembantu piutang merupakan buku besar yang digunakan  untuk mencatat piutang perusahaan dari masing-masing debitur.

Transaksi-transaksi yang dapat mempengaruhi adalah :

a.    Penjualan kredit

b.    Pelunasan piutang

c.    Retur penjualan kredit

2.    Buku besar pembantu utnag adalah buku besar yang digunakan untuk mencatat setiap perubahan utnag dari masing-masing kreditur.

Transaksi-transaksi yang dicatat pada buku besar pembantu utang adalah :

a.    Pembelian kredit

b.    Pembayaran utang oleh perusahaan

c.    Retur pembellian kredit

E.   Menyelesaikan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang

Dalam menyelesaikan siklus akuntansi perusahaan dagang kita perlu menyusun:

1.    Mengelola jurnal penyesuaian

Jurnal penyesuaian adalah jurnal yang dibuat berdasarkan ayat-ayat penyesuaian dengan disesuaikan pada Neraca Saldo.Jurnal penyesuaian bertujuan untuk menyesuaikan akun-akun neraca saldo yang belum sesuai menjadi neraca saldo disesuaikan.

2.    Mengelola neraca lajur

Neraca lajur adalah kertas kerja akuntansi yang berbentuk kolom-kolom yang digunakan untuk mengolah data akuntansi neraca saldo akhir jurnal sehingga diperoleh neraca saldo disesuaikan.

F.   Laporan Keuangan dan Jurnal Penutup.

Laporan keuangan adalah hasil akhir dari proses siklus akuntansi selama satu periode siklus akuntansi tersebut.

Dalam perusahaan dagang, laporan keuangan terdiri dari 3 unsur, yaitu:

1.    Laporan laba rugi adalah laporan yang disusun secara sistematis mengenai pendapatan yang diperoleh dan beban-beban yang terjadi dalam kegiatan usaha selama periode.

2.    Laporan perubahan modal. Dalam perusahaan dagang yang bebrbentuk perseorangan, modal pemilik pada awal periode akan berubah sebagai akibat adanya laba atau rugi dan penghasilan pribadi pemilik dalam periode yang bersangkutan.

3.    Laporan neraca adalah laporan mengenai harta, utang, dan modal suatu perusahaan pada suatu saat tertentu yang disusun secara sistematis.

Sedangkan dalam pelaksanaannya, kita memegang kegiatan lain walaupun tidak terlalu jauh dari jurusan, karena dalam kegiatannya masih berkaitan dengan keuangan, yaitu masalah bantuan.

Dari hal itu, peserta harus dapat memahami bahkan mendalami bidang yang lainnya, dan akhirnya kami juga mampu memahami dan sedikit menambah keahlian selain pada yang ditetapkan di sekolah.

Dalam hal itu, penyusun berusaha menguraikan yang kami peroleh dalam pembelajaran di sekolah dan pelaksanaan di dunia kerja selama kurang lebih 10 minggu di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya.

2.3    Sekretariat (Tata Usaha)

A.  Sub Bagian Program

Tugas pokok sub bagian program pada sekretariat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalayan yaitu mempunyai tugas menyusun dan menghimpun rencana kerja kegiatan meliputi bidang data dan penyuluhan, pendaftaran penduduk, catatan sipil, pemulihan dan pengembangan sosial, bantuan sosial, ketenagakerjaan dan ketransmigrasian sebagai bahan program dinas.

B.  Sub Bagian Keuangan

Dibawah ini adalah data karyawan dibagian keuangan yaitu sebagai berikut:

Kegiatan yang sehari-hari dilakukan yaitu:

1.    Melayani setiap pelanggan yang menyetorkan uang pendapatan akta dan kutipan.

2.    Menghitung lembar surat tanda setoran yang masuk setiap harinya untuk akta.

3.    Mencatat pada buku harian retribusi akta dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah dijumlahkan dari lembaran kwitansi yang telah terisi/dipakai.

4.    Memindahkan jumlah KK, KTP dan Akta dalam buku harian retribusi kedalam daftar rekafitulasi perkecamatan setiap hari.

5.    Mencatat buku besar pembantu dengan penerimaan dan pengeluaran nihil

6.    Memasukkan data BKU (Buku kas umum) kedalam computer

C.  Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Jumlah karyawan di sub bagian umum dan kepegawaian ada 2 orang yang terdiri dari berbeda-beda golongan.

Kegiatan yang sehari-hari dilakukan:

1.    Mencatat surat masuk (surat masuk undangan, surat masuk diklat) dan surat masuk keluar (surat keterangan pindah, surat keluar kepegawaian).

2.    Mendisposisi surat, mengarsifkan surat-surat baik suarat masuk maupun surat keluar ke masing-masing file.

3.    Mendistribusikan surat masuk ke bidang-bidangnya yang bersangkutan yang ditunjukan oleh sekdis.

4.    Membuat rincian gaji kepegawaian dan rekomendasi pinjaman pada bank bersangkutan.

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

4.1  Sejarah Perusahaan

Sejak di berlakukannya Undang-undang nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Provinsi sebagai daerah Otonomi, Dinas Sosial, Kependudukan dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmalaya terhitung mengalami 3 (tiga) kali perubahan OPD.

Perda-perda yang mengatur tentang Organisasi Perangkat Daerah yaitu :

1.    Perda Nomor 5 Tahun 2001 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Tasikmalaya Dinas Kependudukan,Tenaga Kerja dan Transmigrasi;

2.    Perda Nomor 7 Tahun 2004 tentang Pembentukan Organisasi Dinas Daerah Kabupaten Tasikmalaya, dari Dinas Kependudukan, Tenaga Kerja dan Keluarga Berencana;

3.    Perda Nomor 15 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah kabupaten Tasikmalaya, dari Dinas kependudukan, Tenaga Kerja dan Keluarga Berencana menjadi Dinas Sosial, Kependudukan dan Tenaga kerja.

Peraturan daerah nomor 13 tahun 2011 tentang rencana pembangunan jangka menengah daerah (RPJMD), telah menetapkan bahwa bahwa setiap organisasi perangkat daerah (OPD), berkewajiban untuk mengembangkan dan mempedomani RJPMD kepada tahapan-tahapan perencanaan teknis strategis melalui penyusunan rencana strategis (renstra) dinas, sesuai batas kewenangan OPD sebagaimana di atur dalam peraturan daerah kabupaten Tasikmalaya Nomor14 tahun 2011 tentang perubahan atas peraturan daerah kabupaten Tasikmalaya Nomor 15 tahun 2008 tentang pembentukan dinas daerah kabupate Tasikmalaya.

Lima tahun ke depan melalui penyusunan rencana strategis (renstra) dinas 2012-2015, dengan tahapan perumusan mengacu kepada peraturan pemerintah nomor 8 tahun 2008 tentang tahapan dan tata cara penyusunan, pengendalian dan evalusasi pelaksanaan pembangunan daerah.

Restra dinas kependudukan dan pencatatan sipil dibuat atas dasar komitmen yang utuh dari semua pihak yang terkait melalui komunikasi yang baik, terarah, terpadu dan berkesinambungan serta di dasarkan pula kepada kebutuhan organisasi dalam upaya mengembangi dinamika prilaku social kemasyarakatan yang berpengaruh terhadap penataan dan pengelolaan system administrasi kependudukan dan pencatata sipil kabupaten Tasikmalaya yang di kembangkan melalui prinsip keterpaduan dan keahlian, mampu menjawab tentang perkembangan strategis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil pada era globalisai.

Perencanaan strategis sebagai proses kerja sistematis dan berkelanjutan dari suatu keputusan dalam bentuk kebijakan daerah yang beresiko, perlu memanfaatkan berbagai aspek pengetahuan teknis dalam mengantisipasi, mengorganisir dan sistematis pula. Terdapat dua hal yang menjadi dasar penyusunan renstra ini, pertama adalah keadaan yang di inginkan di masa depan (das sollen). Kedua adalah kondisi saat sekarang (das sein), setelah kedua hal tersebut digambarkan, barulah di susun kebijakan, program, kegiatan, dan strategi pelaksanaannya. Selain hal tersebut di atas, juga di perhitungkan tantangan dan hambatan yang akan di hadapi dalam mencapai keadaan yang di inginkan tersebut.

Berdasarkan pertimbangan pemikiran tersebut di atas, serta dengan upaya mewujudkan visi kabupaten Tasikmalaya, maka dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten Tasikmalaya menyusun rencana strategis sebagai pola pengembangan prinsip-prinsip kerja dalam mewujudkan dinamika pelayanan kemasyarakatan di bidang kependudukan yang berbasis kepada gerakan bangun desa dengan berlandaskan etika dan nilai pemerintahan yang baik dan bersih.

   Landasan hukum

Renstra Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya disusun berdasarkan landasan sebagai berikut :

1.    Landasan idil, yaitu: Pancasila

2.    Lanasan konstitusional, yaitu : Undang-Undang Dasar 1945

3.    Landasan operasional yaitu:

a.    Ketetapan majelis permusyawaratan rakyat republic Indonesia nomor VII/MPR/2001 tentang visi Indonesia massa depan

b.    Undang-undang nomor 25 tahun 2004 tentang system perencanaan pembangunan nasional

c.    Undang-undang nimor 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah

d.   Undang-undang nomor 33 tahun 2004 tentang perimbangan keuangan antara pemerintah pusat dan pemerintah daerah

e.    Undang-undang nomor 23 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan

f.     Undang-undang nomor 17 tahun 2007 tentang rencana pembangunan jangka panjang nasional 2005-2025

g.    INPRES nomor 7 tahun 1999 tentang akuntabilitas kinerja aistansi pemerintah

h.    Peraturan pemerintah nomor 58 tahun 2005 tentang pengelolaan keuangan daerah

i.      Peraturan pemerintah nomor 39 tahun 2006 tentang tatacara pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan

j.      Peraturan pemerintah nomor 40 tahun 2006 tentang tata car penyusunan rencana pembangunan nasional

k.    Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;

l.      Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah;

m.  Peraturan pemerintah nomor 8 tahun 2008 tentang tahapan, tata cara penyususna, pengadilan dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah;

n.    Peraturan  menteri dalam negeri nomor 54 tahun 2010 tentang pelaksanaan peraturan pemerintah nomor 8 tahun 2008 tentang tahapan,tatacara penyusunan, pengadilan dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah;

o.    Surat edaran menteri dalam negeri republic Indonesia nomor 050/2020/SJ tanggal 11 agustus 2005 tentang petunjuk penyusunan dokumen RPJP daerah dan RPJM derah;

p.    Peraturan daerah provinsi jawa barat nomor 9 tahun 2008 tentang RPJP daerah provinsi jawa barat 2005-2025;

q.    Peraturan daerah nomor 15 tahun 2008 tentang dinas daerah kabupaten tasikmalaya

r.     Peraturan daerah kabupaten tasikmalaya nomor 14 tahun 2011 tentang perubahan atas peraturan daerah kabupaten tasikmalaya nomor 15 tahun tentang pembentukan dinas daerah kabupaten tasikmalaya

s.     Peraturan bupati nomor 12 tahun 2012 tentang dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten tasikmalaya.

3.1.1  Visi dan Misi

a.    VISI pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2011-2015 adalah:

“KABUPATEN TASIKMALAYA YANG RELIGIUS ISLAMI, MANDIRI, UNGGUL DI BIDANG AGRIBISNIS DAN BERBASIS PERDESAAN”

b.    MISIpemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2011-2015 adalah:

1.    mewujudkan masyarakat yang beriman, bertakwa, berahlaqulkarimah, berkualitas dan mandiri.

2.    Mewujudkan perekonomian yang tangguh berbasis perdesaan dengan keunggulan agrobisnis;

3.    Mewujudkan tata kepemerintahan yang baik (good governance);

4.    Meningkatkan ketersediaan dan kualitas infrastruktur wilayah berbasis tata ruang yang berkelanjutan.

3.1.2   Fasilitas Perusahaan

·      Gedung

·      Ruangan

·      Mushola

·      Toilet

·      Kendaraan roda 4

·      Kendaraan roda 2

·      AC

·      Kipas angin

·      Kursi dan meja

·      Lemari

·      Computer dan Perangkat lain yang melengkainya

·      Mesin Ketik

·      Telepon

·      Faximile

·      Alat Penghancur kertas

·      Mesin Poto Coppy

3.2    Struktur Oganisasi Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya

Adapun susunan organisasi kantor dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten tasikmalaya yaitu sebagai berikut:

1.    Kepala Dinas ;

Drs. Cepi Syaprudin Rusydi

NIP. 19570601 198603 1 012

2.    Sekertariat,

Dra. Ani Risamurti, M.Si

NIP. 19570429 198503 2 003

Membawahkan :

a.    Sub Bagian Program;

Asep Yanto Risdianto, S.Pt

NIP. 19720921 199803 1 004

b.    Sub Bagian Keuangan;

R. Erna Rumia, S.Sos

NIP. 19670920 199403 2 006

c.    Sub Bagian Umumdan Kepegawaian

Lina Harlina, S.IP

NIP. 19690328 199203 2 005

3.    Bidang Kependudukan;

Dedi Mulyadi

NIP. 19610811 198204 1 002

Membawahkan :

a.    Seksi Pencatan Mutasi Penduduk

Nandang Kadarisman, S.Pd

NIP. 19610831 198403 1 004

b.    Seksi Pendaftaran dan Penerbitan Dokumen Penduduk

Dra. Hj. Wini, M.Si

NIP. 19680507 199403 2 006

4.    BidangPencatatanSipil,

Asep Suryana, ST

NIP. 19641124 199603 1 002

Membawahkan :

a.    Seksi Pelayanan :

Aos Sobari, S.Sos, M.Si

NIP. 19641007 198903 1 006

b.    Seksi Penyimpanan dan Perubahan Akta.

NenengKomalasari, S.Sos

NIP. 19600216 198611 2 001

5.    Bidang Informasi Administrasi Kependudukan,

Erna Ismawati

NIP. 19670814 199403 2 005

Membawahkan :

a.    Seksi Pengolahan dan Perekaman Data Penduduk ;

Drs. RD. Garnadi

NIP. 19600722 198803 1 007

b.    Seksi Pengadilan dan Pengawasan Penduduk.

Drs. WawanGunawanPriyatna

NIP. 19591206 199103 1 003

6.    Kelompok Jabatan Fungsional :

Adapun tugas-tugas pokoknya sebagai berikut:

1.    Kepala dinas, mempunyai tugas memimpin, mengatur, membina, mengendalikan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan tugas pokok dinas meliputi urusan kesekretarisan, kependudukan, pencatatan sipil dan informasi administrasi kependudukan;

2.    Sekertaris,mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan administrasi, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan kesekretarisan yang meliputi penyusunan program, pengelolaan keuangan, administrasi umum, rumah tangga dan perlengkapan serta kepegawaian;

a.    Sub bagian program, mempunyai tugas menghimpun dan menyusun rencana kegiatan yang meliputi bidang kependudukan, pencatatan sipil dan informasi administrasi kependudukan sebagai bahan program dinas;

b.    Sub bagian keuangan, mempunyai tugas penyiapan bahan penyusunan anggaran, penatausahaan keuangan dan penyusunan bahan laporan pertanggungjawaban keuangan;

c.    Sub bagian umum dan kepegawaian, mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan ketetausahaan, peralatan, perlengkapan, asset, dan urusan rumah tangga serta pengelolaan administrasi kepegawaian di lingkungan dinas:

3.    Bidang kependudukan, mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan kependudukan mpendaftaran penduduk dan penerbitan dokumen penduduk, pencatatan mutasi penduduk dan administrasi kependudukan;

a.    Seksi pencatatan mutasi penduduk, melaksanakan penyiapan bahan pengelolaan pencatatan mutasi penduduk, identifikasi, analisis data serta penyususunan bahan  rencana kebijakan teknis pencatatan data mutasi penduduk.

b.    Seksi pendaftaran dan penerbitan dokumen penduduk, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan pengelolaan pendaftaran penduduk, identifikasi, analisis data serta penyusunan bahan rencana bimbingan teknis pendaftaran dan penerbitan dokumen penduduk.

4.    Bidang pencatatan sipil, mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pencatatan sipil yang meliputi kegiatan pelayanan, penyimpan dan perubahan;

a.    Seksi pelayanan, mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan perncanaan, pengaturan dan pengawasan serta pelayanan pencatatan sipil;

b.    Seksi penyimpanan dan perubahan akta, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan penyusunan perencanaan, pengaturan, pengawasan, penyiapan dan perubahan pencatatan sipil;

5.    Bidang informasi administrasi kependudukan, mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan mengkoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan informasi administrasi kependudukan meliputi pengolahan dan perekaman data penduduk, serta pengendalian dan pengawasan penduduk;

a.    Seksi pengolahan data perekaman data penduduk, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan penyusunan perencanaan, pengaturan, dan pelaksanaan kegiatan informasi administrasi kependudukan;

b.    Seksi pengadilan dan pengawasn penduduk, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan penyusunan perencanaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian penduduk;

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1    Tata Kelola Administrasi Persuratan dan Pengelolaan Administrasi Keuangan                                 

Dalam pembuatan Laporan ini Penyusun mengambil judul Tata kelola administrasi persuratan dan pengelolaan administrasi keuangan dengan alasan selama Penyusun melaksanakan Prakerin di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil selama 10 minggu terhitung mulai dari 11 Maret 2013 s/d 17 Mei 2013 pekerjaan yang dilaksanakan mengacu / sesuai dengan kompetensi diatas.

A.  Surat

1.    Pengertian Surat

Surat adalah Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa :

a.    Pemberitahuan

b.    Pernyataan

c.    Perintah

d.   permintaan / permohonan

e.    laporan

Berikut ini adalah pengertian dan definisi surat:

a.    J. WAJONG
Surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.

b.    S. HIDAJAT
Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

c.    PRAJUDI ATMOSUDIRDJO
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

d.   PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

e.    ENUNG NURAENI
Surat adalah jenis komunikasi tulisan antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga lainnya.

f.     DIANA NABABAB
Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

g.    DJOKO PURWANTO
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

h.    ERNAWATI WARIDAH
Surat adalah alat komunikasi yang berupa tulisan yang mempunyai isi dan maksud surat tersebut.

2.    FungsiSurat

a.    Sebagai sarana komunikasi.

b.    Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

c.    Sebagai alat bukti tertulis.

d.    Sebagai alat untuk mengingat.

e.    Sebagai bukti historis.

f.     Sebagai pedoman kerja.

3.    Jenis Surat

Dilihatdarisegibentuk, isi, danbahasanya, suratdigolongkanatas 3 jenis, yaitu :

a.    Suratpribadi

Surat yang dibuatolehseseorang yang isinyamenyangkutkepentinganpribadi.

Komunikasiantara anakdan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, danantarteman.

b.    SuratDinas

Segalakomunikasi tertulis yang menyangkutkepentingantugasdankegiatandinasinstansi.

Salah satualatkomunikasi kedinasan yang sangatpentingdalampengelolaanadministrasi, seperti penyampaianberitatertulis yang berisipemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataanpendapatdariinstansikepadainstansi lain dandariinstansikepadaperseoranganatausebaliknya.

c.    SuratNiaga

Surat yang dipergunakan orang ataubadan yang menyelenggarakankegiatanusahaniaga, sepertiperdagangan, perindustrian, danusahajasa.

Macam-macamsuratniaga :

1)   Suratpenawaran

2)   Suratpengaduan

3)   Suratpesanan

4)   Suratpengiriman

5)   Suratpembayaranbarang

6)   Suratpenagihan, dansebagainya.

B.  Manajemen Keuangan

1.    Pengertian Manajemen Keuangan

Manajemen keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan masalah keuangan di dalam penganggaran dan pemeriksaan keuangan pengelolaan pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh suatu badan atau organisasi atau perusahaan.

2.    Fungsi Manajemen Keuangan

a.            Teraturnya keuangan perusahaan

b.           Terpantaunya pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan

4.2    Pelaksanaan Kegiatan di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya

Dalam pelaksanaan Prakerin Penyusun berpedoman pada sebuah buku yang berisi tentang kewajiban yang harus Penyusun laksanakan dan hak-hak yang Penyusun terima selama melaksanakan Prakerin.

Kegiatan yang Penyusun lakukan selama Prakerin adalah:

·      Mengikuti Apel Pagi

·      Menerima dan mencatat surat masuk

·      Mencatat dan mengeluarkan surat keluar

·      Mengirim dan Menerima surat Menggunakan Mesin Fax

·      Memberikan pelayanan kepada pelanggan

·      Mencatat pada buku harian retribusi akta dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah dijumlahkan dari lembaran kwitansi yang telah terisi/dipakai.

·      Merekap Pengeluaran tahun Anggaran 2013

A.  Mengikuti Apel Pagi

Kegiatan apel pagi di lingkungan Disdukcapil Kab. Tasikmalaya merupakan kegiatan rutin yang harus dilaksanakan oleh pegawai di lingkungan Disdukcapil Kab. Tasikmalaya sebelum memulai pekerjaan.

B.  Menerima dan Mencatatat Surat Masuk

1.    Pengertian SuratMasuk

Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan

2.    Langkah-langkah Pengelolaan Suarat Masuk

a.    Penyortiran Surat. Menangani surat masuk yang dikirim dari berbagai instansi, kegiatan ini merupakan kegiatan rutinyang saya kerjakan. Karena setiap hari ada surat masuk yangharus ditindak lanjuti, Misalnya: Surat masuk undangan, surat masuk pengantar, surat masuk umum, dan sebagainya.

b.    Pembukaan Surat

c.    Mengeluarkan Surat dari Amplop

d.   Pembacaan Surat

e.    Mendisposisi Surat Masuk

Disposisi merupakan lembar isian yang ditujukan dari atsan kebawahan sebagi bentuk intruksi/ perintah.Setelah surat masuk diterima, kemudian dicatat kedalam buku agenda masuk, dan didisposisi.

f.     Mendistribusikan surat ke bidang yang bersangkutan, dan meminta salah satu staf untuk menandatangani disposisi yang telah ditunjukan oleh Sekretaris. Kemudian lampiran kedua disposisi tersebut diambil untuk arsif di kantor kemudian dicatat dalam buku agenda siapa yang menerima beserta tanggal penerimaan surat tersebut. Setelah itu masukkan lampiran tersebut kedalam arsif disposisi.

C.    Mencatat dan Mengeluarkan surat keluar

1.    Pengertian Surat Keluar

Surat Keluar  adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.

2.    Langkah-langkah Pengelolaan Suarat Keluar

A.  Pembuatan Konsep

B.  Persetujuan Konsep

C.  Pemberian Nomor

D.  Pengetikan Konsep\Penandatanganan Surat

E.   Pemberian cap Stempel

F.   Pencatatan surat Keluar

D.    Mengirim dan Menerima surat Menggunakan Mesin Fax

1.    Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

a.  Manual

·      Siapkan dokumen yang akan dikirim

·      Masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim

·      Angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone

·      Masukan nomor fax tujuan

·      Apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start

·      Mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim

·      Dan display  X DOCUMENT SENT. X adalah banyaknya dokumen.

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telepon.

b. Otomatis

·      Siapkan dokumen yang akan dikirim

·      Masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim

·      Masukan nomer tujuan dan tekan start

·      Mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim

·      Dan display  X DOCUMENT SENT. X adalah banyaknya dokumen.

cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

2.    Menerima Dokumen fax

A.  Manual

cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.

Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.

B.   Otomatis

Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.

E.     Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan

Melayani seorang Pelanggan itu sangatlah penting dan sangat diprioritaskan dalam sebuah instansi/perusahaan, jadijangan mengabaikan seorang pelanggan karena itu akan berdampak buruk pada instansi/perusahaan. Seharusnya pelanggan itu diberikan pelayanan yang sangat baik. Adapun cara dalam melayani seorang pelanggan, diantaranya:

1.    Menyapa pelanggan yang datang / yang menelpon

2.    Bersikap ramah dan sopan

3.    Menanyakan maksud kedatangan pelanggan tersebut

4.    Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan

F.     Mencatat pada buku harian retribusi akta dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah dijumlahkan dari lembaran kwitansi yang telah terisi/dipakai.

1.    Melayani setiap pelanggan yang menyetorkan uang pendapatan akta dan kutipan.

2.    Menghitung lembar surat tanda setoran yang masuk setiap harinya untuk akta.

3.    Mencatat pada buku harian retribusi akta dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah dijumlahkan dari lembaran kwitansi yang telah terisi/dipakai.

4.    Memindahkan jumlah KK, KTP dan Akta dalam buku harian retribusi kedalam daftar rekafitulasi perkecamatan setiap hari.

5.    Mencatat buku besar pembantu dengan penerimaan dan pengeluaran nihil

6.    Memasukkan data BKU (Buku kas umum) kedalam computer

G.    Merekap Pengeluaran tahun Anggaran 2013

Diantranya:

·      Pelaksanaan kegiatan pembangunan

·      Kegiatan penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik

·      Kegiatan penyediaan alat tulis kantor

·      Kegiatan penyediaan barang cetakan dan penggandaan

·      Kegiatan penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor

·      Kegiatan penyediaan bahan bacaan dan peraturaqn perundang-undangan

·      Kegiatan penyediaan makanan dan minuman

·      Kegiatan penyediaan jasa pengamanan kantor

·      Kegiatan rapat-rapat koordinasi dan konsultasi

·      Kegiatan pengadaan perlengkapan gedung kantor

·      Kegiatan pengadaan peralatan gedung kantor, dll.

4.3    Keselamatan Kerja

Keselamatan kerja merupakan hal yang sangat penting yang harus menjadi prioritas utama bagi perusahaan maupun bagi diri sendiri. Begitu pentingnya keselamatan, maka Pemerintah mengeluarkan Undang-Undang keselamatan kerja yang mengatur berbagai materi, meliputi: ruang lingkup, syarat-syarat keselamatan kerja dan kesehatan kerja, pengawasan, pembinaan, panitia pembinaan keselamatan dan kesehatan kerja, pelaporan kecelakaan, kewajban dan hak tenaga kerja, kewajiban apabila memasuki tempat kerja.

Menurut pasal 3 dan 4 Undang-undang Keselamatan Kerja, syarat-syarat keselamatan kerja, sebagai berikut:

·      Mencegah dan mengurangi kecelakaan

·      Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran

·      Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan

·      Memberi pertolongan pada kecelakaan

·      Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja

·      Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya

Menurut Undang-undang No.1 tahun 1970 pengurus diwajibkan menunjukkan dan menjelaskan pada setiap tenaga kerja baru tentang beberapa hal, sebagai berikut:

·      Kondisi-kondisi dan bahaya-bahaya serta apa yang dapat timbul dalam tempat kerjanya

·      Semua pengalaman dan alat-alat perlindungan yang diharuskan dalam semua tempat kerjanya

·      Alat-alat perlindungan diri bagi tenaga kerja yang bersangkutan

·      Cara-cara dan sikap aman dalam melaksanakan pekerjaannya.

Apabila terjadi kecelakaan kerja maka harus dilaporkan sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam undang-undang, sebagai berikut:

·      Pengurus diwajibkan melaporkan setiap kecelakaan yang terjadi dalam tempat kerja yang dipimpinnya pada pejabat oleh menteri tenaga kerja

·      Tata cara pelaporan dan pemeriksaan kecelakaan oleh pegawai diatur dengan perundangan.

4.4    Permasalahan dan Pemecahan

Dalam setiapmelakukan suatu pekerjaan/kegiatan pasti tidak akan pernah lepas dari suatu permasalahan, begitu juga yang dialami oleh penyusun selama melaksanakan Prakerin di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya tidak lepas dari suatu permasalahan.

Adapun beberapa permasalahan yang dialami oleh penyusun, diantaranya:

·       Timbulnya rasa kurang percaya diri

·       Sulitmya untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja

·       Adanya rasa canggung ketika bekerja

·       Kurangnya pengetahuan dalam melaksanakan pekerjaan

·       Awalnya tidak dapat bekerja dangan cepat dan efektif.

Dalam setiap permasalahana pasti ada jalan keluarnya, untuk memecahkan tersebut, maka dari itu Penyusun berusaha semaksimal mungkin untuk memecahkan masalah tersebut, diantaranya:

·      Berusaha untuk menghilangkan rasa malu dan canggung dalam bekerja

·      Berusaha untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja

·      Menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efektif

·      Mencari informasi untuk menambah pengetahuan dalam bekerja.

BAB V

PENUTUP

5.1    Kesimpulan

Setelah melaksanakan proses kegiatan Praktek Kerja Industri (Prakerin), Maka kami dapat menyimpulkan beberapa hal antara lain sebagai berikut:

1.    Kegiatan Prakerin merupakan kegiatan yang positif bagi setiap siswa-siswi Menengah Kejuruan (SMK) karena dengan kegiatan ini dapat meningkatkan kompetensi peserta Prakerin.

2.    Kegiatan Prakerin merupakan media promosi kemampuan siswa-siswi sebagai tenaga kerja yang matang dalam menyongsong dunia kerja.

3.    Kegiatan Prakerin memberikan kesempatan yang seluas-luasnya bagi siswa-siswi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) untuk menunjukan kemampuannya pada industri atau lembaga yang membutuhkan tenaga kerja yang kompeten di bidang Akuntansi.

4.    Kegiatan Prakerin ini memberikan kesempatan yang seluas-luasnya bagi siswa-siswi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) untuk mengembangkan kemampuan sesuai dengan kompetensi masing-masing.

5.2    Saran

1.    Kepada Sekolah

Dalam Program Kegiatan Belajar Mengajar ( KBM ) di sekolah di nilai baik, karena dalam pelaksanaannya para peserta selain mendapat keahlian di bidang Akuntansi juga telah di beri pelajaran lain yang dapat menunjang pekerjaan kami di tempat Prakerin. Misalnya:

a.    Keahlian dalam bidang teknologi seperti penguasaan mengoperasikan komputer secara mahir;

b.    Melengkapi Sarana dan prasarana di Sekolah;

c.    Perlunya tambahan pengetahuan mengenai etika, estetika, dan cara komunikasi serta pergaulan di lingkungan kerja;

d.   Perlunya kerjasama formal antara sekolah dengan berbagai instansi tempat Prakerin sehingga kedua belah pihak dapat mempersiapkan diri sejak awal;

2.    KepadaInstansi

Selama pelaksanaan Prakerin di Kantor Dinas Dukcapil Penyusun mendapatkan berbagai hal yang dapat dijadikan sebagai pengetahuan dan pengalaman bagi Penyusun. Sehingga Penyusun pun dapat memberikan saran-saran diantaranya :

a.    Alangkah baiknya semua pegawai dapat melaksanakan apel pagi datang sesuai jadwal waktu yang telah di tentukan dan di tetapkan yaitu pukul 07.45 WIB

b.    Semua pegawai harus berada di kantor tepat pada kegiatan apel pagi dan pulang pada pukul 15.45 WIB dengan aturan yang telah di tetapkan di Instansi tersebut

c.    Menungkatkan motivasi pegawai baik materil maupun spiriyual

d.   Meningkatkan hubungan kerja yang komunikatif sehingga terciptanya suasana kerja yang nyaman

e.    Meningkatkan sarana dan prasarana untuk mendukung tercapainya tugas pokok

f.     Meningkatkan kualitas dan kuantitas pegawai agar lebih professional dalam melaksanakan tugas.

3.    Kepada Sesama Rekan Prakerin

   Selama pelaksanaan Prakerin, ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan diantaranya :

a.    Perlu adanya kerjasama yang baik agar setiap pekerjaan yang diemban masing-masing peserta dapat saling mengoreksi dan saling memotivasi.

b.    Perlu ditingkatkannya rasa kebersamaan agar setiap peserta terjalin hubunganyangbaik sehingga persaingan negative dapat dihindarkan.

c.    Menjaga dan memelihara nama baik Sekolah.

Demikian kesimpulan dan saran-saran yang dapat penulis sampaikan sebagai bahan pertimbangan dalam perbaikan selanjutnya serta dapat dijadikan sebagai masukan yang positif.

DAFTAR PUSTAKA

Laporan prakerin tahun 2011/2012

http://id.wikipedia.org/wiki/Akuntansi

Dokumen-dokumen dari Kantor Dinas Dukcapil

1.