LAPORAN
KEGIATAN
PRAKTEK
KERJA INDUSTRI
TAHUN
PELAJARAN 2012/2013
TATA KELOLA ADMINISTRASI PERSURATAN DAN PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEUANGAN
DINAS
KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
Jl. Mayor Utarya No. 1 Telp./fax
(0265) 2353587 Kota Tasikmalaya
Oleh
:
Yanti Hayati
1112.10.535
XI Akuntasi B
SMK
PLUS YAYASAN SERBA BAKTI PP. SURYALAYA
Desa
Tanjungkerta Kec. Pageurageung
Tlp.
(0265)457158-457162Fax. (0265)2461076
KABUPATEN
TASIKMALAYA-46158
LEMBAR
PENGESAHAN
PRAKTEK
KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)
SMK PLUS YSB SURYALAYA
Disetujui,
|
|
Pembimbing I
SMK Plus YSB Suryalaya
Dewi Sa’adah, SE
NIP. ……………………..
|
Pembimbing II
Dinas Dukcapil Kab. Tasikmalaya
Lina Harlina, S.IP
NIP. 19641207
198903 1 006
|
Mengetahui,
|
|
Kepala Sekolah
SMK Plus YSB Suryalaya
Drs. Denny H.
Gandasapoetra, MM
NIP. 19590908 198703 1 009
|
Kepala Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kab. Tasikmalaya
Drs. Cepi Syaprudin
Rusydi
NIP. 19570601
1986O3 1 012
|
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT yang
telah memberikan begitu banyak kenikmatan dan kebahagiaan kepada hamba-Nya yang
atas karunia-Nya pula penyusun dapat menyelesaikan Laporan kegiatan praktek
kerja industri yang dilaksanakan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
(DISDUKCAPIL) Kabupaten Tasikmalaya dapat terselesaikan dengan baik.
Laporan ini disusun untuk
memenuhitugas akhir praktek kerja industri di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil (DISDUKCAPIL) Kabupaten Tasikmalaya dengan program keahlian Akuntansi SMK
YSB Suryalaya.
Penyusun menyadari dalam penyusunan
laporan ini masih jauh dari sempurna, hal itu tidak lain karena keterbatasan
yang penyusun miliki. Oleh Karena itu, dalam penyusunan laporan ini kami
mendapat bantuan dari berbagai pihak.
Maka pada kesempatan ini kami mengucapkan banyak
terimakasih kepada :
1. Tuhan
Yang Maha Esa.
2. Yth.
Almarhum K.H Shohibul Wafa Tadjul Arifin,
selaku sesepuh Pondok Pesantren Suryalaya.
3. Yth.
Drs. Denny H. Gandasapoetra, MM, Selaku kepala sekolah SMK YSB PP. Suryalaya.
4. Yth.
Drs. Cepi Syaprudin Rusydi, Selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Tasikmalaya.
5. Yth.
Dra. Ani Risamurti, M.Si, selaku Sekretaris kantor Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya.
6. Yth.
Dewi Sa’adah, SE selaku pembimbing dari Sekolah
7. Yth.
Lina Harlina, S.IP selaku
Pembimbing dari Instansi
8. Yth. Bapak dan Ibu guru dan seluruh staf pengajar SMK
Plus YSB Suryalaya, yang telah memberikan materi serta bimbingan selama
kegiatan sekolah.
9. Yth.
Karyawan/ti, yang telah
memberikan materi serta bimbingan selama kegiatan Prakerin.
10. Yth.
Kedua Orangtua yang telah memberikan dukungan baik moral maupun materil.
11. Semua
pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Laporan ini.
Akhir kata “Tidak ada gading yang
tak retak” tidak ada karya manusia yang sempuran selain dari karya-Nya.Demikian pula dengan laporan ini masih jauh
dari apa yang kita harapkan bersama. Oleh karena itu segala kritik dan saran
demi kebaikan bersama sangat kami harapkan.Semoga laporan ini dapat memberikan
manfaat bagi semua pihak, khususnya bagi adik-adik kelas kami yang akan
melaksanakan kegiatan Prakerin selanjutnya.
Tasikmalaya, MEI 2013
Penyusun
DAFTAR ISI
|
||||
|
|
|
|
|
LEMBAR
PENGESAHAN................................................................................
|
|
|||
KATAPENGANTAR..........................................................................................
|
i
|
|||
DAFTAR
ISI........................................................................................................
|
iii
|
|||
DAFTAR GAMBAR...........................................................................................
|
v
|
|||
DAFTAR
TABEL...............................................................................................
|
|
|||
|
|
|
|
|
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................
|
1
|
|||
|
1.1
|
Latar Belakang....................................................................................
|
1
|
|
|
1.2
|
Maksud dan
Tujuan
Prakerin..............................................................
|
1
|
|
|
1.3
|
Lokasi dan Waktu Pelaksanaan..........................................................
|
2
|
|
|
1.4
|
Metode dan Teknik Penulisan Laporan..............................................
|
2
|
|
|
1.5
|
Batasan Masalah.................................................................................
|
3
|
|
|
1.6
|
Sistematika Penulisan Laporan...........................................................
|
3
|
|
BAB II
LANDASAN TEORI.............................................................................
|
5
|
|||
|
2.1
|
Persamaan
Dasar Akuntansi...............................................................
|
5
|
|
|
2.2
|
Laporan
Keuangan Perusahaan Dagang.............................................
|
10
|
|
|
2.3
|
Sekretaria
(Tata Usaha)
......................................................................
|
16
|
|
BAB III GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN.............................................
|
18
|
|||
|
3.1
|
Sejarah Perusahaan.............................................................................
|
18
|
|
|
|
3.1.1
Visi dan Misi.........................................................................
|
21
|
|
|
|
3.1.2
Fasilitas
Perusahaan..............................................................
|
22
|
|
|
3.2
|
Struktur Organisasi Perusahaan..........................................................
|
23
|
|
BAB IV PEMBAHASAN
28
|
||||
|
4.1
|
Tata Kelola
Administrasi Persuratan dan Pengelolaan Administrasi Keuangan……………………………………………………………
|
28
|
|
|
4.2
|
Pelaksanaan
Kegiatan di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Tasikmalaya……………………………
|
31
|
|
|
4.3
|
KeselamatanKerja…………………………………………………...
|
36
|
|
|
4.4
|
Permasalahan
danPemecahan……………………………………...
|
37
|
|
|
|
|
|
|
BAB V PENUTUP
|
||||
|
5.1
|
Kesimpulan…………………………………………………………...
|
39
|
|
|
5.2
|
Saran.....................................................................................................
|
39
|
|
DAFTAR
PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
|
||||
|
1.
|
Daftar Riwayat Hidup
|
|
|
|
2.
|
Motto
|
|
|
|
3.
|
Jurnal Prakerin
|
|
|
|
4.
|
Absensi Prakerin
|
|
|
|
5.
|
Foto kegiatan
|
|
|
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Praktek kerja industri (Prakerin) merupakan kegiatan
pendidikan, pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha atau
dunia industri atau instansi pemerintah yang relevan dengan kompetensi siswa
sesuai dengan bidangnya.
SMK
Yayasan Serba Bakti Suryalaya
merupakan lembaga pendidikan yang mempunyai program Prakerin setiap tahunnya,
dengan tujuan agar siswa dapat mengimplementasikan materi yang selama ini
didapatkan disekolah dalam dunia kerja, membentuk pola pikir yang konstruktif
bagi siswa-siswi prakerin, serta membentuk etos kerja yang baik bagi
siswa-siswi peserta prakerin.
Dalam mencapai tujuan tersebut, sekolah SMK Yayasan Serba BaktiSuryalaya
menunjuk instansi pemerintahan yaitu Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan
Sipil yang bertempat di Kabupaten Tasikmalaya sebagai mitra kerja atau lembaga
pasangan SMK YSB Suryalaya
pada tahun 2013. Oleh karena itu kami siswa-siswi yang melaksanakan prakerin di
Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil akan membuat laporan hasil
kegiatan selama 10 minggu.
1.2
Maksud
dan Tujuan Prakerin
Maksud di laksankan Prakerin adalah mengetahui dan
memperoleh informasi, sekaligus untuk mengembangkan teori-teori yang di
dapatkan di Sekolah.
Adapun
tujuan pelaksanaan Prakerin dapat ditinjau dari 2 tujuan, yaitu :
1. Tujuan
Umum
a. Mendidik
siswa agar lebih terampil serta memperoleh pengalaman dan wawasan yang luas di
luar sekolah.
b. Meningkatkan
proses belajar dan pelatihan sebagai tenaga kerja yang professional dalam
bidangnya.
c. Melatih
mental dan kemampuan.
2. Tujuan
Khusus
a. Menghasilkan
anak didik yang mempunyai keahlian dan kecakapan dalam bekerja sebagai akuntan
di bidang akuntansi dalam membangun masa depan.
b. Dapat
menanamkan rasa tanggung jawab dan disiplin dalam bekerja.
c. Memperoleh
pengalaman kerja, wawasan dan pengetahuan dalam dunia usaha.
d. Merupakan
salah satu syarat dalam mengikuti Ujian Nasional.
1.3
Lokasi
dan Waktu Pelaksanaan
Adapun
lokasi dan waktu pelaksanaan Prakerin yang dimulai kurang lebih 10 minggu di Dinas Kependudukan dan Pencatatn Sipil
(DISDUKCAPIL) Kabupaten Tasikmalaya. Adapun pelaksanaan kerjanya setiap hari
Senin sampai Jum’at dimulai pukul 07.45 W.I.B sampai dengan pukul 15.30 W.I.B.
1.4
Metode
dan Teknik Penulisan Laporan
Adapun metode
yang digunakan dalam penulisan laporan adalah sebagai berikut :
1. Metode
Historis adalah suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data-data dengan
buku-buku, brosur-brosur yang ada hubungannya dengan metode yang di sajikan
dalam laporan ini.
2. Metode
Deskriptif adalah suatu metode yang ada hubungannya dengan masalah informasi
atau data-data yang di perlukan serta ada hubungannya dengan masalah yang
sedang berlangsung.
Dalam penyusunan
Laporan ini dari hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini, penyusun juga
menggunakan beberapa teknik penyumpulan data yang penyusun anggap sesuai dengan
masalah yang akan di bahas. Adapun teknik penulisan Laporan tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Observasi
yaitu penulisan mengadakan penilitian langsung di tempat yang di jadikan
Praktek yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
2. Interview
yaitu mengadakan wawancara dengan karyawan-karyawan untuk mendapatkan data yang
di perlukan.
3. On
the spot yaitu penulisan langsung praktek pada objeknya dengan membagi tugas.
1.5
Batasan
Masalah
Dalam
laporan ini penulis mencoba menganalisis beberapa bahasan diantaranya:
1.
Apa
saja yang berhubungan dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ?
2.
Bagaimana
kegiatan di sub bagian umum dan kepegawaian ?
3. Bagaimana kegiatan di sub bagian keuangan ?
1.6
Sistematika
Penulisan Laporan
DAFTAR ISI
|
||||||
|
|
|
|
|||
LEMBAR PENGESAHAN
|
|
|||||
KATAPENGANTAR
|
|
|||||
DAFTAR
ISI
|
|
|||||
DAFTAR GAMBAR
|
|
|||||
DAFTAR
TABEL
|
|
|||||
|
|
|
|
|||
BAB I PENDAHULUAN
|
|
|||||
|
1.1
|
Latar Belakang
|
|
|||
|
1.2
|
Maksud dan Tujuan Prakerin
|
|
|||
|
1.3
|
Lokasi dan Waktu Pelaksanaan
|
|
|||
|
1.4
|
Metode dan Teknik Penulisan Laporan
|
|
|||
|
1.5
|
Batasan Masalah
|
|
|||
|
1.6
|
Sistematika Penulisan Laporan
|
|
|||
|
|
|||||
BAB II
LANDASAN TEORI
|
|
|||||
|
2.1
|
Persamaan
Dasar Akuntansi
|
|
|||
|
2.2
|
Laporan
Keuangan Perusahaan Dagang
|
|
|||
|
2.3
|
Sekretaria
(Tata Usaha)
|
|
|||
BAB III GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN
|
|
|||||
|
3.1
|
Sejarah Perusahaan
|
|
|||
|
|
3.1.3
Visi dan Misi
|
|
|||
|
|
3.1.4
Fasilitas Perusahaan
|
|
|||
|
3.2
|
Struktur Organisasi Perusahaan
|
|
|||
BAB IV PEMBAHASAN
|
||||||
|
4.1
|
Tata Kelola
Administrasi Persuratan dan Pengelolaan Administrasi Keuangan
|
|
|||
|
4.2
|
Pelaksanaan
Kegiatan di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Tasikmalaya
|
|
|||
|
4.3
|
Keselamatan
Kerja
|
|
|||
|
4.4
|
Permasalahan
dan Pemecahan
|
|
|||
|
|
|
|
|||
BAB V PENUTUP
|
||||||
|
5.1
|
Kesimpulan
|
|
|||
|
5.2
|
Saran
|
|
|||
DAFTAR
PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
|
||||||
|
1.
|
Daftar Riwayat Hidup
|
|
|||
|
2.
|
Motto
|
|
|||
|
3.
|
Jurnal Prakerin
|
|
|||
|
4.
|
Absensi Prakerin
|
|
|||
|
5.
|
Foto kegiatan
|
|
|||
BAB II
LANDASAN TEORI
Secara
rinci dalam bab ilmu pengetahuan yang diterima di sekolah ada perbedaan
pekerjaan di kantor. Di sekolah peserta praktek yang harus di pamahi adalah
bidang keahlian Bisnis dan Manajemen hanya dalam jurusan Akuntansi saja,
Misalnya, Kompetensi peserta prakerin.
Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) YSB
Suryalaya Tasikmalaya kelompok bisnis manajeman Akuntansi memberikan keahlian dan
keterampilan kepada para siswa untuk
dapat berprestasi sekaligus dapat digunakan di dalam dunia usaha dan dunia
industri. Selain itu juga dapat menjadikan manusia yang cerdas dan terampil menjalankan
usaha dan siap pakai di perusahaan.Kompetensi ini juga tidak terlepas dari
kemampuan masing-masing siswa, sebab salah satu kunci keberhasilan pelaksanaan
program prakerin adalah faktor intern masing-masing siswa, seperti kemampuan
berkomunikasi siswa, keterampilan siswa, kedisiplinan dan lain-lain.
Dalam
melaksanakanPrakerin penyusun dintuntut untuk dapat melaksanakan sub kompetensi
diantaranya :
2.1
Persamaan
Dasar Akuntansi
A. Pengertian
Akuntansi
Akuntansi
adalah suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan atau pengikhtisaran
dan penyajian atau penyusunan Laporan keuangan berdasarkan transaksi-transaksi
pada periode tertentu.
Di pandang dari sudut fungsi atau
kegunaannya Akuntansi adalah aktivitas jasa yang menyediakan informasi penting
untuk jalannya perusahaan, sehingga memungkinkan pemimpin perusahaan atau
pihak-pihak di luar perusahaan membuat pertimbangan-pertimbangan dan mengambil
keputusan yang tepat.
Dipandang dari sudut kegiatannya
Akuntansi adalah suatu proses yang meliputi identifikasi atau penentuan,
pengukuran, dan penyampaian informasi ekonomis.
Melaksanakan prosedur administrasi
transaksi keuangan sampai dengan menyusun laporan keuangan.Transaksi adalah
kegiatan interalasi yang terjadi atau perusahaan dengan pihak umum (hubungan
jual beli, penerimaan dan pembayaran).
B. Memahami
Persamaan Dasar Akuntansi
Persamaan Dasar Akuntansi adalah suatu
posisi dimana terjadinya suatu perubahan jual beli yang dialami suatu pos atau
perkiraan atau akun, membawa akibat perubahannya jumlah pos lainnya dengan
jumlah yang sama besarnya.
Persamaan
dasar Akuntansi mempunyai 3 unsur, yaitu:
1. Harta
adalah semua milik perusahaan baik yang berwujud maupun tidak berwujud.
(kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan).
Yang
termasuk dalam kelompok Harta adalah:
· Kas
· Piutang
Usaha
· Perlengkapan
· Peralatan
· Tanah
· Gedung,
dan lain-lain.
2. Utang
adalah kewajiban untuk membayar kepada pihak lain (kreditur).
Yang
termasuk ke dalam kelompok Utang adalah :
a. Utang
usaha
b. Utang
bank
3. Modal
adalah hal milik dari suatu perusahaan
Yang mempengaruhi terhadap modal
perusahaan adalah :
a. Adanya
tambahan modal atau setoran modal tunai
b. Adanya
pendapatan atau penghasilan usaha
c. Adanya
pembayaran beban
d. Adanya
komisi diluar kegiatan usaha
e. Adanya
pengambilan tunai untuk kepentingan pribadi (prive).
C. Mengelola
Bukti Transaksi
Bukti Transaksi adalah dokumen tertulis
yang mencatat atas terjadinya transaksi keuangan perusahaan pada periode
tertentu.Bukti transaksi ada ynag bersifat Intern dan Ekstern.
Contoh bukti transaksi
:
1. Bukti
kas masuk
2. Bukti
kas keluar
3. Faktur
4. Memo
5. Nota,
terdiri dari Nota Debet dan Nota Kredit
6. Kwitansi
7. Cek.
D. Mengelola
Buku Jurnal Umum
Jurnal
Umum adalah buku lembar kerja Akuntansi yang berbentuk kolom untuk mencatat
dokumen transaksi pada sebelah Debet dan sebalah Kredit.
Kolom
jurnal umum terdiri dari :
1. Tanggal
2. Keterangan
3. Referensi
4. Debet
5. Kredit.
E. Mengelola
Buku Besar
Buku
Besar dalah lembar kerja Akuntansi yang berbentuk kolom yang digunakan untuk
memindahkan catatan buku secara rinci atau memindahkan akun-akun buku jurnal
untuk mengetahui saldo-saldonya.
Buku
besar berbentuk kolom yang terdiri dari beberapa kolom, yaitu;
1. Tanggal
2. Keterngan
3. Referensi
4. DebeT
5. Kredit
6. Saldo
Debet dan Kredit.
F. Mengelola
Neraca Saldo
Neraca
Saldo adalah neraca yang digunakan untuk mencatat jumlah saldo akhir
masing-masing akun dari buku besar.
Kolom
neraca saldo terdiri dari :
1. Nomor
akun
2. Nama
akun
3. Debet
4. Kredit.
G. Mengelola
Jurnal Penyesuaian
Jurnal
Penyesuaian adalah jurnal yang dibuat berdasarkan ayat-ayat penyesuaian dengan
disesuaikan pada neraca saldo.Jurnal penyesuaian bertujuan untuk menyesuaikan
akun-akun neraca saldo yang belum sesuai menjadi neraca saldo disesuaikan.
Berikut ini akun-akun yang biasanya mengalami
penyesuaian :
1. Perlengkapan
yang terpakai (perlengkapan)
2. Piutang
yang tidak tertagih (cadangan kerugian piutang)
3. Pendapatan
yang masih diterima (piutang usaha)
4. Biaya-biaya
yang belum dibayar (utang)
5. Taksiran
penyesuaian aktiva tetap (biaya penyusutan).
Kolom
jurnal penyesuaian terdiri dari :
· Tanggal
· Keterangan
· Referensi
· Debet
· Kredit.
H. Mengelola
Neraca Lajur
Neraca Lajur adalah kertas kerja
akuntansi yang berbentuk kolom-kolom yang digunakan untuk mengolah data
akuntansi neraca saldo akhir dan jurnal penyesuaian sehingga diperoleh neraca
saldo disesuaikan.
Neraca lajur terdiri kolom-kolom sebagai berikut :
1. Nomor
akun
2. Neraca
saldo (Debet, kredit)
3. Jurnal
penyesuaian (Debet, kredit)
4. Neraca
saldo disesuaikan (Debet, kredit)
5. Laba
rugi (debet, kredit)
6. Neraca
(debet, kredit)
2.2 Laporan
keuangan perusahaan dagang
A. Pengertian
Perusahaan Dagang
Laporan
keuangan adalah hasil akhir dari proses siklus akuntansi selama satu periode
akuntansi tertentu. Laporan Keuangan disusun berdasarkan Neraca
Lajur,dengan berpedoman kepada laba rugi dan neraca,yaitu :
1. Laporan
Laba Rugi adalah Laporan Keuangan perusahaan yang menyajikan jumlah seluruh
pendapatan yang diterima dan jumlah seluruh biaya yang dikeluarkan perusahaan
dalam satu periode tertentu.
2. Laporan
Perubahaan Modal
Laporan
perubahan modal mempunyai beberapa komponen,yaitu:
a. Modal
Awal
b. Saldo
laba rugi tahun berjalan
c. Prive
3.
Laporan
neraca merupakan laporan keuangan yang menyajikan harta, utang dan modal
perusahaan pada satu periode akuntansi tertentu.
Bagan
Penyusun Laporan Neraca :
a. Bentuk
Skontro
b. Bentuk
Staffel
4. Jurnal
penutup adalah jurnal yang dibuat untuk menutup sementara akun-akun nominal
sehingga bersaldonol atau kosong.Jurnal penutup disusun setelah kita menyusun
laporan keuangan.
Berikut ini akun-akun nominal yang harus ditutup :
a.
Biaya-biaya
b.
Pendapatan
c.
Prive
d.
Saldo
laba rugi
Perusahaan
dagang adalah perusahaan yang kegiatan usahanya terfokus pada kegiatan pembelian
barang-barang dagangan, kemudian dijual kembali dengan tujuan untukmendapatkan
keuntungan tanpa merubah bentuk, kemasan dan fungsi barang tersebut :
Perusahaan dagang perlu melakukan hal-hal sebagai berikut
:
1.
Melakukan
pembelian
2.
Menghitung
jumlah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan barang dagangan antara
lain :
a.
Biaya
angkut pembelian barang
b.
Biaya
tenaga kuli
3.
Menghitung
harga pokok pembelian dan harga pokok penjualan barang dagangan.
a.
Harga
pokok pembelian adalah seluruh biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh
barang dagangan.
Unsur harga pokok pembelian, antara
lain:
1) Biaya
pembelian
2) Biaya
angkut pembelian
3) Biaya
lain-lain terkait dengan pembelian
4) Retur
pembelian
5) Potongan
pembelian
b. Harga
pokok penjualan adalah harga pokok pembelian ditambah dengan laba yang
diinginkan
Berikut ini
unsur-unsur harga pokok penjualan :
1)
Persediaan
barang dagang awal
2)
Harga
pokok pembelian
3)
Persediaan
barang dagang akhir
4)
Mengitung
laba yang diinginkan Menyusun laporan keuangan perusahaan.
B. Transaksi Perusahaan Dagang
Transaksi perusahaan dagang
merupakan peristiwa atau kejadian yang berlangsung dan berhubungan dengan
keuangan perusahaan.
Berikut ini transaksi-transaksi
yang biasa terjadi pada perusahaandagang :
1.
Pembelian
barang dagangan tunai/kredit
2.
Retur
pembelian barang
3.
Potongan
pembelian barang
4.
Biaya
angkut pembelian
5.
Penjualan
barang dagangan tunai/kredit
6.
Retur
penjualan barang
7.
Potongan penjualan barang
8.
Penerimaan pelunasan piutang
9.
Pembayaran
utang
10.
Penerimaan
pinjaman
11.
Penambahan
modal
12.
Pembayaran
biaya-biaya perusahaan.
C. Mengelola Jurnal khusus
Jurnal khusus
adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi sejenis saja.
Jurnal Khusus yang digunakan dalam perusahaan dagang adalah sebagai berikut :
1.
Jurnal
Penjualan
Jurnal penjualan adalahjurnal khusus yang digunakan unuk
mencatat transaksi-transaksi penjualan barang dagang secara kredit saja.
2.
Jurnal
Penerimaan Kas
Jurnal Penerimaan Kas digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi perusahaan yang
menyebabakan kas bertambah.
Contoh
transaksi tersebut adalah :
a)
Penerimaan
Piutang
b)
Pencarian
Pinjaman
c)
Penjualan
Tun Retur Pembelian Tunai
d)
Setoran
Modal
e)
Hibah
atau Hadiah
3.
Jurnal
Pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat
transaksi-transaksi pembelian barang dagangan dan aktiva lain secara kredit.
4.
Jurnal
Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat
transaksi-transaksi perusahaan yang mengakibatkan kas berkurang.
Contoh transaksi tersebut adalah :
a)
Pembayaran
Utang
b)
Pembebanan
Biaya
c)
Prive
d)
Pembelian
Tunai
e)
Retur
Penjualan Tunai
5.
Jurnal
Umum
Jurnal umum adalah jurnal khusus yang digunakan untuk
mencatat transaksi-transaksi perusahaan yang tidak dapat dicapai pada jurnal
penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.
Contoh transaksi tersebut adalah :
a)
Retur
Penjualan Kredit
b)
Retur
Pembelian Kredit
c)
Pembebanan
biaya kerugian piutang
d)
Pembebanan
biaya penyusutan aktiva tetap
D. Mengelola
Buku Besar Pada Perusahaan Dagang
Buku
besar dibagi menjadi 2 bagian, yaitu :
1. Buku
Besar pembantu piutang merupakan buku besar yang digunakan untuk mencatat piutang perusahaan dari
masing-masing debitur.
Transaksi-transaksi
yang dapat mempengaruhi adalah :
a. Penjualan
kredit
b. Pelunasan
piutang
c. Retur
penjualan kredit
2. Buku
besar pembantu utnag adalah buku besar yang digunakan untuk mencatat setiap
perubahan utnag dari masing-masing kreditur.
Transaksi-transaksi
yang dicatat pada buku besar pembantu utang adalah :
a. Pembelian
kredit
b. Pembayaran
utang oleh perusahaan
c. Retur
pembellian kredit
E. Menyelesaikan
Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang
Dalam menyelesaikan siklus akuntansi
perusahaan dagang kita perlu menyusun:
1. Mengelola
jurnal penyesuaian
Jurnal
penyesuaian adalah jurnal yang dibuat berdasarkan ayat-ayat penyesuaian dengan
disesuaikan pada Neraca Saldo.Jurnal penyesuaian bertujuan untuk menyesuaikan
akun-akun neraca saldo yang belum sesuai menjadi neraca saldo disesuaikan.
2. Mengelola
neraca lajur
Neraca
lajur adalah kertas kerja akuntansi yang berbentuk kolom-kolom yang digunakan
untuk mengolah data akuntansi neraca saldo akhir jurnal sehingga diperoleh
neraca saldo disesuaikan.
F. Laporan
Keuangan dan Jurnal Penutup.
Laporan keuangan adalah hasil akhir dari
proses siklus akuntansi selama satu periode siklus akuntansi tersebut.
Dalam perusahaan dagang, laporan
keuangan terdiri dari 3 unsur, yaitu:
1. Laporan
laba rugi adalah laporan yang disusun secara sistematis mengenai pendapatan
yang diperoleh dan beban-beban yang terjadi dalam kegiatan usaha selama
periode.
2. Laporan
perubahan modal. Dalam perusahaan dagang yang bebrbentuk perseorangan, modal
pemilik pada awal periode akan berubah sebagai akibat adanya laba atau rugi dan
penghasilan pribadi pemilik dalam periode yang bersangkutan.
3. Laporan
neraca adalah laporan mengenai harta, utang, dan modal suatu perusahaan pada
suatu saat tertentu yang disusun secara sistematis.
Sedangkan
dalam pelaksanaannya, kita memegang kegiatan lain walaupun tidak terlalu jauh
dari jurusan, karena dalam kegiatannya masih berkaitan dengan keuangan, yaitu
masalah bantuan.
Dari
hal itu, peserta harus dapat memahami bahkan mendalami bidang yang lainnya, dan
akhirnya kami juga mampu memahami dan sedikit menambah keahlian selain pada
yang ditetapkan di sekolah.
Dalam
hal itu, penyusun berusaha menguraikan yang kami peroleh dalam pembelajaran di
sekolah dan pelaksanaan di dunia kerja selama kurang lebih 10 minggu di Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya.
2.3
Sekretariat (Tata Usaha)
A. Sub
Bagian Program
Tugas
pokok sub bagian program pada sekretariat Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Tasikmalayan yaitu mempunyai tugas menyusun dan menghimpun
rencana kerja kegiatan meliputi bidang data dan penyuluhan, pendaftaran
penduduk, catatan sipil, pemulihan dan pengembangan sosial, bantuan sosial,
ketenagakerjaan dan ketransmigrasian sebagai bahan program dinas.
B. Sub
Bagian Keuangan
Dibawah
ini adalah data karyawan dibagian keuangan yaitu sebagai berikut:
Kegiatan
yang sehari-hari dilakukan yaitu:
1. Melayani
setiap pelanggan yang menyetorkan uang pendapatan akta dan kutipan.
2. Menghitung
lembar surat tanda setoran yang masuk setiap harinya untuk akta.
3. Mencatat
pada buku harian retribusi akta dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah
dijumlahkan dari lembaran kwitansi yang telah terisi/dipakai.
4. Memindahkan
jumlah KK, KTP dan Akta dalam buku harian retribusi kedalam daftar rekafitulasi
perkecamatan setiap hari.
5. Mencatat
buku besar pembantu dengan penerimaan dan pengeluaran nihil
6. Memasukkan
data BKU (Buku kas umum) kedalam computer
C. Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian
Jumlah
karyawan di sub bagian umum dan kepegawaian ada 2 orang yang terdiri dari
berbeda-beda golongan.
Kegiatan
yang sehari-hari dilakukan:
1. Mencatat
surat masuk (surat masuk undangan, surat masuk diklat) dan surat masuk keluar
(surat keterangan pindah, surat keluar kepegawaian).
2. Mendisposisi
surat, mengarsifkan
surat-surat baik suarat masuk maupun surat keluar ke masing-masing file.
3. Mendistribusikan
surat masuk ke bidang-bidangnya yang bersangkutan yang ditunjukan oleh sekdis.
4. Membuat
rincian gaji kepegawaian dan rekomendasi pinjaman pada bank bersangkutan.
BAB
III
GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN
4.1 Sejarah Perusahaan
Sejak
di berlakukannya Undang-undang nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan
Pemerintah dan Kewenangan Provinsi sebagai daerah Otonomi, Dinas Sosial,
Kependudukan dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmalaya terhitung mengalami 3
(tiga) kali perubahan OPD.
Perda-perda
yang mengatur tentang Organisasi Perangkat Daerah yaitu :
1.
Perda Nomor 5
Tahun 2001 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten
Tasikmalaya Dinas Kependudukan,Tenaga Kerja dan Transmigrasi;
2.
Perda Nomor 7
Tahun 2004 tentang Pembentukan Organisasi Dinas Daerah Kabupaten Tasikmalaya,
dari Dinas Kependudukan, Tenaga Kerja dan Keluarga Berencana;
3.
Perda Nomor 15
Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah kabupaten
Tasikmalaya, dari Dinas kependudukan, Tenaga Kerja dan Keluarga Berencana
menjadi Dinas Sosial, Kependudukan dan Tenaga kerja.
Peraturan
daerah nomor 13 tahun 2011 tentang rencana pembangunan jangka menengah daerah
(RPJMD), telah menetapkan bahwa bahwa setiap organisasi perangkat daerah (OPD),
berkewajiban untuk mengembangkan dan mempedomani RJPMD kepada tahapan-tahapan
perencanaan teknis strategis melalui penyusunan rencana strategis (renstra)
dinas, sesuai batas kewenangan OPD sebagaimana di atur dalam peraturan daerah
kabupaten Tasikmalaya Nomor14 tahun 2011 tentang perubahan atas peraturan
daerah kabupaten Tasikmalaya Nomor 15 tahun 2008 tentang pembentukan dinas
daerah kabupate Tasikmalaya.
Lima
tahun ke depan melalui penyusunan rencana strategis (renstra) dinas 2012-2015,
dengan tahapan perumusan mengacu kepada peraturan pemerintah nomor 8 tahun 2008
tentang tahapan dan tata cara penyusunan, pengendalian dan evalusasi
pelaksanaan pembangunan daerah.
Restra
dinas kependudukan dan pencatatan sipil dibuat atas dasar komitmen yang utuh
dari semua pihak yang terkait melalui komunikasi yang baik, terarah, terpadu
dan berkesinambungan serta di dasarkan pula kepada kebutuhan organisasi dalam
upaya mengembangi dinamika prilaku social kemasyarakatan yang berpengaruh
terhadap penataan dan pengelolaan system administrasi kependudukan dan
pencatata sipil kabupaten Tasikmalaya yang di kembangkan melalui prinsip
keterpaduan dan keahlian, mampu menjawab tentang perkembangan strategis di
bidang kependudukan dan pencatatan sipil pada era globalisai.
Perencanaan
strategis sebagai proses kerja sistematis dan berkelanjutan dari suatu
keputusan dalam bentuk kebijakan daerah yang beresiko, perlu memanfaatkan
berbagai aspek pengetahuan teknis dalam mengantisipasi, mengorganisir dan
sistematis pula. Terdapat dua hal yang menjadi dasar penyusunan renstra ini,
pertama adalah keadaan yang di inginkan di masa depan (das sollen). Kedua
adalah kondisi saat sekarang (das sein), setelah kedua hal tersebut
digambarkan, barulah di susun kebijakan, program, kegiatan, dan strategi
pelaksanaannya. Selain hal tersebut di atas, juga di perhitungkan tantangan dan
hambatan yang akan di hadapi dalam mencapai keadaan yang di inginkan tersebut.
Berdasarkan
pertimbangan pemikiran tersebut di atas, serta dengan upaya mewujudkan visi
kabupaten Tasikmalaya, maka dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten
Tasikmalaya menyusun rencana strategis sebagai pola pengembangan
prinsip-prinsip kerja dalam mewujudkan dinamika pelayanan kemasyarakatan di
bidang kependudukan yang berbasis kepada gerakan bangun desa dengan
berlandaskan etika dan nilai pemerintahan yang baik dan bersih.
Landasan hukum
Renstra Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya disusun berdasarkan landasan sebagai
berikut :
1.
Landasan idil,
yaitu: Pancasila
2. Lanasan konstitusional, yaitu : Undang-Undang Dasar 1945
3.
Landasan
operasional yaitu:
a.
Ketetapan
majelis permusyawaratan rakyat republic Indonesia nomor VII/MPR/2001 tentang
visi Indonesia massa depan
b.
Undang-undang
nomor 25 tahun 2004 tentang system perencanaan pembangunan nasional
c.
Undang-undang
nimor 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah
d.
Undang-undang
nomor 33 tahun 2004 tentang perimbangan keuangan antara pemerintah pusat dan
pemerintah daerah
e.
Undang-undang
nomor 23 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan
f.
Undang-undang
nomor 17 tahun 2007 tentang rencana pembangunan jangka panjang nasional
2005-2025
g.
INPRES nomor 7
tahun 1999 tentang akuntabilitas kinerja aistansi pemerintah
h.
Peraturan
pemerintah nomor 58 tahun 2005 tentang pengelolaan keuangan daerah
i.
Peraturan
pemerintah nomor 39 tahun 2006 tentang tatacara pengendalian dan evaluasi
pelaksanaan rencana pembangunan
j.
Peraturan
pemerintah nomor 40 tahun 2006 tentang tata car penyusunan rencana pembangunan
nasional
k.
Peraturan
Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah,
Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;
l.
Peraturan
Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah;
m.
Peraturan
pemerintah nomor 8 tahun 2008 tentang tahapan, tata cara penyususna, pengadilan
dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah;
n.
Peraturan menteri dalam negeri nomor 54 tahun 2010
tentang pelaksanaan peraturan pemerintah nomor 8 tahun 2008 tentang tahapan,tatacara
penyusunan, pengadilan dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah;
o.
Surat edaran
menteri dalam negeri republic Indonesia nomor 050/2020/SJ tanggal 11 agustus
2005 tentang petunjuk penyusunan dokumen RPJP daerah dan RPJM derah;
p.
Peraturan
daerah provinsi jawa barat nomor 9 tahun 2008 tentang RPJP daerah provinsi jawa
barat 2005-2025;
q.
Peraturan
daerah nomor 15 tahun 2008 tentang dinas daerah kabupaten tasikmalaya
r.
Peraturan
daerah kabupaten tasikmalaya nomor 14 tahun 2011 tentang perubahan atas
peraturan daerah kabupaten tasikmalaya nomor 15 tahun tentang pembentukan dinas
daerah kabupaten tasikmalaya
s.
Peraturan
bupati nomor 12 tahun 2012 tentang dinas kependudukan dan pencatatan sipil
kabupaten tasikmalaya.
3.1.1 Visi dan Misi
a.
VISI pemerintah
Daerah Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2011-2015 adalah:
“KABUPATEN
TASIKMALAYA YANG RELIGIUS ISLAMI, MANDIRI, UNGGUL DI BIDANG AGRIBISNIS DAN
BERBASIS PERDESAAN”
b.
MISIpemerintah
Daerah Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2011-2015 adalah:
1.
mewujudkan masyarakat yang beriman, bertakwa,
berahlaqulkarimah, berkualitas dan mandiri.
2. Mewujudkan perekonomian yang tangguh berbasis
perdesaan dengan keunggulan agrobisnis;
3. Mewujudkan tata kepemerintahan yang baik (good governance);
4. Meningkatkan ketersediaan dan kualitas
infrastruktur wilayah berbasis tata ruang yang berkelanjutan.
3.1.2
Fasilitas
Perusahaan
· Gedung
· Ruangan
· Mushola
· Toilet
· Kendaraan
roda 4
· Kendaraan
roda 2
· AC
· Kipas
angin
· Kursi
dan meja
· Lemari
· Computer
dan Perangkat lain yang melengkainya
· Mesin Ketik
· Telepon
· Faximile
· Alat Penghancur kertas
· Mesin Poto Coppy
3.2
Struktur Oganisasi Kantor Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Tasikmalaya
Adapun
susunan organisasi kantor dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten
tasikmalaya yaitu sebagai berikut:
1. Kepala
Dinas ;
Drs.
Cepi Syaprudin Rusydi
NIP. 19570601
198603 1 012
2. Sekertariat,
Dra. Ani Risamurti, M.Si
NIP. 19570429 198503 2 003
Membawahkan
:
a. Sub
Bagian Program;
Asep
Yanto Risdianto, S.Pt
NIP. 19720921 199803 1 004
b. Sub
Bagian Keuangan;
R.
Erna Rumia, S.Sos
NIP.
19670920 199403 2 006
c. Sub
Bagian Umumdan Kepegawaian
Lina
Harlina, S.IP
NIP.
19690328 199203 2 005
3. Bidang
Kependudukan;
Dedi Mulyadi
NIP. 19610811
198204 1 002
Membawahkan :
a. Seksi
Pencatan Mutasi Penduduk
Nandang Kadarisman,
S.Pd
NIP. 19610831
198403 1 004
b.
Seksi
Pendaftaran dan Penerbitan Dokumen Penduduk
Dra. Hj. Wini, M.Si
NIP. 19680507
199403 2 006
4. BidangPencatatanSipil,
Asep
Suryana, ST
NIP.
19641124 199603 1 002
Membawahkan
:
a. Seksi
Pelayanan :
Aos
Sobari, S.Sos, M.Si
NIP.
19641007 198903 1 006
b. Seksi
Penyimpanan dan Perubahan Akta.
NenengKomalasari, S.Sos
NIP. 19600216 198611 2 001
5. Bidang
Informasi Administrasi Kependudukan,
Erna
Ismawati
NIP.
19670814 199403 2 005
Membawahkan :
a. Seksi
Pengolahan dan Perekaman Data Penduduk ;
Drs. RD. Garnadi
NIP. 19600722 198803 1 007
b. Seksi
Pengadilan dan Pengawasan Penduduk.
Drs.
WawanGunawanPriyatna
NIP. 19591206 199103 1 003
6. Kelompok
Jabatan Fungsional :
Adapun
tugas-tugas pokoknya sebagai berikut:
1. Kepala
dinas, mempunyai tugas memimpin, mengatur, membina, mengendalikan dan
mengkoordinasikan penyelenggaraan tugas pokok dinas meliputi urusan kesekretarisan,
kependudukan, pencatatan sipil dan informasi administrasi kependudukan;
2. Sekertaris,mempunyai
tugas menyelenggarakan pelayanan administrasi, mengkoordinasikan dan
mengendalikan pelaksanaan kegiatan kesekretarisan yang meliputi penyusunan
program, pengelolaan keuangan, administrasi umum, rumah tangga dan perlengkapan
serta kepegawaian;
a. Sub
bagian program, mempunyai tugas menghimpun dan menyusun rencana kegiatan yang
meliputi bidang kependudukan, pencatatan sipil dan informasi administrasi
kependudukan sebagai bahan program dinas;
b. Sub
bagian keuangan, mempunyai tugas penyiapan bahan penyusunan anggaran,
penatausahaan keuangan dan penyusunan bahan laporan pertanggungjawaban
keuangan;
c. Sub
bagian umum dan kepegawaian, mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan
ketetausahaan, peralatan, perlengkapan, asset, dan urusan rumah tangga serta
pengelolaan administrasi kepegawaian di lingkungan dinas:
3. Bidang
kependudukan, mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dan
mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan kependudukan mpendaftaran penduduk
dan penerbitan dokumen penduduk, pencatatan mutasi penduduk dan administrasi
kependudukan;
a. Seksi
pencatatan mutasi penduduk, melaksanakan penyiapan bahan pengelolaan pencatatan
mutasi penduduk, identifikasi, analisis data serta penyususunan bahan rencana kebijakan teknis pencatatan data
mutasi penduduk.
b. Seksi
pendaftaran dan penerbitan dokumen penduduk, mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan pengelolaan pendaftaran penduduk, identifikasi, analisis data
serta penyusunan bahan rencana bimbingan teknis pendaftaran dan penerbitan
dokumen penduduk.
4. Bidang
pencatatan sipil, mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis
dan mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pencatatan sipil yang meliputi
kegiatan pelayanan, penyimpan dan perubahan;
a. Seksi
pelayanan, mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan perncanaan, pengaturan
dan pengawasan serta pelayanan pencatatan sipil;
b. Seksi
penyimpanan dan perubahan akta, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
penyusunan perencanaan, pengaturan, pengawasan, penyiapan dan perubahan
pencatatan sipil;
5. Bidang
informasi administrasi kependudukan, mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan
kebijakan teknis dan mengkoordinasikan penyelenggaraan pengelolaan informasi
administrasi kependudukan meliputi pengolahan dan perekaman data penduduk,
serta pengendalian dan pengawasan penduduk;
a. Seksi
pengolahan data perekaman data penduduk, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
bahan penyusunan perencanaan, pengaturan, dan pelaksanaan kegiatan informasi
administrasi kependudukan;
b. Seksi
pengadilan dan pengawasn penduduk, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
penyusunan perencanaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian penduduk;
BAB
IV
PEMBAHASAN
4.1 Tata
Kelola Administrasi Persuratan dan Pengelolaan Administrasi Keuangan
Dalam
pembuatan Laporan ini Penyusun mengambil judul Tata kelola administrasi
persuratan dan pengelolaan administrasi keuangan dengan alasan selama Penyusun
melaksanakan Prakerin di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil selama
10 minggu terhitung mulai dari 11 Maret 2013 s/d 17 Mei 2013 pekerjaan yang
dilaksanakan mengacu / sesuai dengan kompetensi diatas.
A. Surat
1.
Pengertian Surat
Surat adalah Sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa :
a.
Pemberitahuan
b.
Pernyataan
c.
Perintah
d.
permintaan / permohonan
e.
laporan
Berikut ini adalah pengertian
dan definisi surat:
a. J. WAJONG
Surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
Surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
b. S.
HIDAJAT
Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
c. PRAJUDI
ATMOSUDIRDJO
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.
d. PUSAT
PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
e. ENUNG
NURAENI
Surat adalah jenis komunikasi tulisan antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga lainnya.
Surat adalah jenis komunikasi tulisan antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga lainnya.
f. DIANA
NABABAB
Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.
Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.
g. DJOKO
PURWANTO
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
h. ERNAWATI
WARIDAH
Surat adalah alat komunikasi yang berupa tulisan yang mempunyai isi dan maksud surat tersebut.
Surat adalah alat komunikasi yang berupa tulisan yang mempunyai isi dan maksud surat tersebut.
2.
FungsiSurat
a.
Sebagai sarana komunikasi.
b.
Sebagai alat untuk menyampaikan
pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
c.
Sebagai alat bukti tertulis.
d.
Sebagai alat untuk mengingat.
e.
Sebagai bukti historis.
f.
Sebagai pedoman kerja.
3.
Jenis Surat
Dilihatdarisegibentuk, isi,
danbahasanya, suratdigolongkanatas 3 jenis, yaitu :
a.
Suratpribadi
Surat yang dibuatolehseseorang yang
isinyamenyangkutkepentinganpribadi.
Komunikasiantara anakdan orang tua, antarkerabat,
antarsejawat, danantarteman.
b. SuratDinas
Segalakomunikasi tertulis yang menyangkutkepentingantugasdankegiatandinasinstansi.
Salah satualatkomunikasi kedinasan yang
sangatpentingdalampengelolaanadministrasi, seperti penyampaianberitatertulis yang
berisipemberitahuan, penjelasan, permintaan,
pernyataanpendapatdariinstansikepadainstansi lain
dandariinstansikepadaperseoranganatausebaliknya.
c. SuratNiaga
Surat yang dipergunakan orang
ataubadan yang menyelenggarakankegiatanusahaniaga, sepertiperdagangan,
perindustrian, danusahajasa.
Macam-macamsuratniaga :
1) Suratpenawaran
2) Suratpengaduan
3) Suratpesanan
4) Suratpengiriman
5) Suratpembayaranbarang
6) Suratpenagihan, dansebagainya.
B. Manajemen
Keuangan
1.
Pengertian
Manajemen Keuangan
Manajemen keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan
masalah keuangan di dalam penganggaran dan pemeriksaan keuangan pengelolaan
pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh suatu badan
atau organisasi atau perusahaan.
2.
Fungsi
Manajemen Keuangan
a.
Teraturnya
keuangan perusahaan
b.
Terpantaunya
pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan
4.2 Pelaksanaan
Kegiatan di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Tasikmalaya
Dalam
pelaksanaan Prakerin Penyusun berpedoman pada sebuah buku yang berisi tentang
kewajiban yang harus Penyusun laksanakan dan hak-hak yang Penyusun terima
selama melaksanakan Prakerin.
Kegiatan yang
Penyusun lakukan selama Prakerin adalah:
·
Mengikuti
Apel Pagi
·
Menerima
dan mencatat surat masuk
·
Mencatat
dan mengeluarkan surat keluar
·
Mengirim
dan Menerima surat Menggunakan Mesin Fax
·
Memberikan
pelayanan kepada pelanggan
·
Mencatat pada buku harian retribusi akta
dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah dijumlahkan dari lembaran
kwitansi yang telah terisi/dipakai.
·
Merekap
Pengeluaran tahun Anggaran 2013
A. Mengikuti
Apel Pagi
Kegiatan apel
pagi di lingkungan Disdukcapil Kab. Tasikmalaya merupakan kegiatan rutin yang
harus dilaksanakan oleh pegawai di lingkungan Disdukcapil Kab. Tasikmalaya
sebelum memulai pekerjaan.
B. Menerima
dan Mencatatat Surat Masuk
1. Pengertian
SuratMasuk
Surat Masuk adalah surat yang
diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain
yang bersifat kedinasan
2. Langkah-langkah Pengelolaan Suarat
Masuk
a. Penyortiran Surat. Menangani surat masuk yang dikirim dari
berbagai instansi, kegiatan ini merupakan kegiatan rutinyang saya kerjakan.
Karena setiap hari ada surat masuk yangharus ditindak lanjuti, Misalnya: Surat
masuk undangan, surat masuk pengantar, surat masuk umum, dan sebagainya.
b. Pembukaan Surat
c. Mengeluarkan Surat dari Amplop
d. Pembacaan Surat
e. Mendisposisi Surat Masuk
Disposisi merupakan lembar isian yang ditujukan dari atsan kebawahan sebagi
bentuk intruksi/ perintah.Setelah surat
masuk diterima, kemudian dicatat kedalam buku agenda masuk, dan didisposisi.
f. Mendistribusikan surat ke bidang yang
bersangkutan, dan meminta salah satu staf untuk menandatangani disposisi yang
telah ditunjukan oleh Sekretaris. Kemudian lampiran kedua disposisi tersebut
diambil untuk arsif di kantor kemudian dicatat dalam buku agenda siapa yang
menerima beserta tanggal penerimaan surat tersebut. Setelah itu masukkan
lampiran tersebut kedalam arsif disposisi.
C.
Mencatat dan Mengeluarkan surat keluar
1.
Pengertian
Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh
organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat
kedinasan.
2. Langkah-langkah Pengelolaan Suarat
Keluar
A. Pembuatan Konsep
B. Persetujuan Konsep
C. Pemberian Nomor
D. Pengetikan Konsep\Penandatanganan Surat
E. Pemberian cap Stempel
F. Pencatatan surat Keluar
D. Mengirim
dan Menerima surat Menggunakan Mesin Fax
1. Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax
Cara
Pengiriman ada dua cara :
a.
Manual
·
Siapkan
dokumen yang akan dikirim
·
Masukan
dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
·
Angkat
handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
·
Masukan
nomor fax tujuan
·
Apabila
sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
·
Mesin
fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
·
Dan display
X DOCUMENT SENT. X
adalah banyaknya dokumen.
Cara
ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax
atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang
memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telepon.
b.
Otomatis
·
Siapkan
dokumen yang akan dikirim
·
Masukan
dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
·
Masukan
nomer tujuan dan tekan start
·
Mesin
fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
·
Dan
display X DOCUMENT SENT. X
adalah banyaknya dokumen.
cara
ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu
tekan start.
2. Menerima Dokumen fax
A. Manual
cara
manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon,
untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.
Bila terdengar nada dering angkat
hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika
suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display
RECEIVING dan kiriman akan dicetak.
Untuk
mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan
mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada
tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.
B. Otomatis
Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk
menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on” atau pada
posisi FAX ONLY.
E. Memberikan
Pelayanan Kepada Pelanggan
Melayani
seorang Pelanggan itu sangatlah penting dan sangat diprioritaskan dalam sebuah
instansi/perusahaan, jadijangan mengabaikan seorang pelanggan karena itu akan
berdampak buruk pada instansi/perusahaan. Seharusnya pelanggan itu diberikan
pelayanan yang sangat baik. Adapun cara dalam melayani seorang pelanggan,
diantaranya:
1.
Menyapa
pelanggan yang datang / yang menelpon
2.
Bersikap
ramah dan sopan
3.
Menanyakan maksud kedatangan pelanggan
tersebut
4.
Memberikan pelayanan sesuai dengan
kebutuhan pelanggan
F. Mencatat pada buku harian retribusi
akta dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah dijumlahkan dari lembaran
kwitansi yang telah terisi/dipakai.
1. Melayani
setiap pelanggan yang menyetorkan uang pendapatan akta dan kutipan.
2. Menghitung
lembar surat tanda setoran yang masuk setiap harinya untuk akta.
3. Mencatat
pada buku harian retribusi akta dari capil serta retribusi KK, KTP yang telah
dijumlahkan dari lembaran kwitansi yang telah terisi/dipakai.
4. Memindahkan
jumlah KK, KTP dan Akta dalam buku harian retribusi kedalam daftar rekafitulasi
perkecamatan setiap hari.
5. Mencatat
buku besar pembantu dengan penerimaan dan pengeluaran nihil
6. Memasukkan
data BKU (Buku kas umum) kedalam computer
G. Merekap
Pengeluaran tahun Anggaran 2013
Diantranya:
·
Pelaksanaan
kegiatan pembangunan
·
Kegiatan
penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik
·
Kegiatan
penyediaan alat tulis kantor
·
Kegiatan
penyediaan barang cetakan dan penggandaan
·
Kegiatan
penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor
·
Kegiatan
penyediaan bahan bacaan dan peraturaqn perundang-undangan
·
Kegiatan
penyediaan makanan dan minuman
·
Kegiatan
penyediaan jasa pengamanan kantor
·
Kegiatan
rapat-rapat koordinasi dan konsultasi
·
Kegiatan
pengadaan perlengkapan gedung kantor
·
Kegiatan
pengadaan peralatan gedung kantor, dll.
4.3 Keselamatan
Kerja
Keselamatan
kerja merupakan hal yang sangat penting yang harus menjadi prioritas utama bagi
perusahaan maupun bagi diri sendiri. Begitu pentingnya keselamatan, maka
Pemerintah mengeluarkan Undang-Undang keselamatan kerja yang mengatur berbagai
materi, meliputi: ruang lingkup, syarat-syarat keselamatan kerja dan kesehatan
kerja, pengawasan, pembinaan, panitia pembinaan keselamatan dan kesehatan
kerja, pelaporan kecelakaan, kewajban dan hak tenaga kerja, kewajiban apabila
memasuki tempat kerja.
Menurut pasal
3 dan 4 Undang-undang Keselamatan Kerja, syarat-syarat keselamatan kerja,
sebagai berikut:
·
Mencegah
dan mengurangi kecelakaan
·
Mencegah,
mengurangi dan memadamkan kebakaran
·
Mencegah
dan mengurangi bahaya peledakan
·
Memberi
pertolongan pada kecelakaan
·
Memberi
alat-alat perlindungan diri pada para pekerja
·
Mencegah
terkena aliran listrik yang berbahaya
Menurut
Undang-undang No.1 tahun 1970 pengurus diwajibkan menunjukkan dan menjelaskan
pada setiap tenaga kerja baru tentang beberapa hal, sebagai berikut:
·
Kondisi-kondisi
dan bahaya-bahaya serta apa yang dapat timbul dalam tempat kerjanya
·
Semua
pengalaman dan alat-alat perlindungan yang diharuskan dalam semua tempat
kerjanya
·
Alat-alat
perlindungan diri bagi tenaga kerja yang bersangkutan
·
Cara-cara
dan sikap aman dalam melaksanakan pekerjaannya.
Apabila
terjadi kecelakaan kerja maka harus dilaporkan sesuai dengan ketentuan yang
terdapat dalam undang-undang, sebagai berikut:
·
Pengurus
diwajibkan melaporkan setiap kecelakaan yang terjadi dalam tempat kerja yang
dipimpinnya pada pejabat oleh menteri tenaga kerja
· Tata cara pelaporan dan pemeriksaan kecelakaan oleh
pegawai diatur dengan perundangan.
4.4 Permasalahan
dan Pemecahan
Dalam
setiapmelakukan suatu pekerjaan/kegiatan pasti tidak akan pernah lepas dari
suatu permasalahan, begitu juga yang dialami oleh penyusun selama melaksanakan
Prakerin di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Tasikmalaya tidak lepas dari suatu permasalahan.
Adapun beberapa permasalahan yang dialami oleh penyusun,
diantaranya:
·
Timbulnya
rasa kurang percaya diri
·
Sulitmya
untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja
·
Adanya
rasa canggung ketika bekerja
·
Kurangnya
pengetahuan dalam melaksanakan pekerjaan
·
Awalnya
tidak dapat bekerja dangan cepat dan efektif.
Dalam setiap
permasalahana pasti ada jalan keluarnya, untuk memecahkan tersebut, maka dari
itu Penyusun berusaha semaksimal mungkin untuk memecahkan masalah tersebut,
diantaranya:
·
Berusaha
untuk menghilangkan rasa malu dan canggung dalam bekerja
·
Berusaha
untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja
·
Menyelesaikan
pekerjaan dengan cepat dan efektif
·
Mencari
informasi untuk menambah pengetahuan dalam bekerja.
BAB
V
PENUTUP
5.1
Kesimpulan
Setelah melaksanakan proses kegiatan Praktek Kerja
Industri (Prakerin), Maka kami dapat menyimpulkan beberapa hal antara lain
sebagai berikut:
1.
Kegiatan
Prakerin merupakan kegiatan yang positif bagi setiap siswa-siswi Menengah
Kejuruan (SMK) karena dengan kegiatan ini dapat meningkatkan kompetensi peserta
Prakerin.
2.
Kegiatan
Prakerin merupakan media promosi kemampuan siswa-siswi sebagai tenaga kerja
yang matang dalam menyongsong dunia kerja.
3.
Kegiatan
Prakerin memberikan kesempatan yang seluas-luasnya bagi siswa-siswi Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) untuk menunjukan kemampuannya pada industri atau
lembaga yang membutuhkan tenaga kerja yang kompeten di bidang Akuntansi.
4.
Kegiatan
Prakerin ini memberikan kesempatan yang seluas-luasnya bagi siswa-siswi Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) untuk mengembangkan kemampuan sesuai dengan kompetensi
masing-masing.
5.2
Saran
1.
Kepada Sekolah
Dalam Program Kegiatan Belajar Mengajar ( KBM ) di
sekolah di nilai baik, karena dalam pelaksanaannya para peserta selain mendapat
keahlian di bidang Akuntansi juga telah di beri pelajaran lain yang dapat
menunjang pekerjaan kami di tempat Prakerin. Misalnya:
a.
Keahlian
dalam bidang teknologi seperti penguasaan mengoperasikan komputer secara mahir;
b. Melengkapi
Sarana dan prasarana di Sekolah;
c. Perlunya
tambahan pengetahuan mengenai etika, estetika, dan cara komunikasi serta
pergaulan di lingkungan kerja;
d. Perlunya
kerjasama formal antara sekolah dengan berbagai instansi tempat Prakerin
sehingga kedua belah pihak dapat mempersiapkan diri sejak awal;
2.
KepadaInstansi
Selama pelaksanaan Prakerin di Kantor Dinas Dukcapil
Penyusun mendapatkan berbagai hal yang dapat dijadikan sebagai pengetahuan dan
pengalaman bagi Penyusun. Sehingga Penyusun pun dapat memberikan saran-saran
diantaranya :
a. Alangkah
baiknya semua pegawai dapat melaksanakan apel pagi datang sesuai jadwal waktu
yang telah di tentukan dan di tetapkan yaitu pukul 07.45 WIB
b. Semua
pegawai harus berada di kantor tepat pada kegiatan apel pagi dan pulang pada
pukul 15.45 WIB dengan aturan yang telah di tetapkan di Instansi tersebut
c. Menungkatkan
motivasi pegawai baik materil maupun spiriyual
d. Meningkatkan
hubungan kerja yang komunikatif sehingga terciptanya suasana kerja yang nyaman
e. Meningkatkan
sarana dan prasarana untuk mendukung tercapainya tugas pokok
f. Meningkatkan
kualitas dan kuantitas pegawai agar lebih professional dalam melaksanakan
tugas.
3.
Kepada
Sesama Rekan Prakerin
Selama pelaksanaan Prakerin, ada beberapa hal
yang perlu ditingkatkan diantaranya :
a. Perlu
adanya kerjasama yang baik agar setiap pekerjaan yang diemban masing-masing
peserta dapat saling mengoreksi dan saling memotivasi.
b. Perlu
ditingkatkannya rasa kebersamaan agar setiap peserta terjalin hubunganyangbaik
sehingga persaingan negative dapat dihindarkan.
c.
Menjaga
dan memelihara nama baik Sekolah.
Demikian
kesimpulan dan saran-saran yang dapat penulis sampaikan sebagai bahan
pertimbangan dalam perbaikan selanjutnya serta dapat dijadikan sebagai masukan
yang positif.
DAFTAR
PUSTAKA
Laporan prakerin tahun
2011/2012
http://id.wikipedia.org/wiki/Akuntansi
Dokumen-dokumen dari Kantor Dinas Dukcapil
1.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar